Hallitus, kuten mikä tahansa työryhmä, tarvitsee aikaa ja tietoa uuden ajatuksen vastaanottamiseksi ja harkitsemiseksi. Olitpa osastopäällikkö, vapaaehtoinen, konsultti tai hallituksen jäsen, joitakin perusohjeita sovelletaan uuden ajatuksen esittämisessä. Tiiviissä esityksessä, ennakoimalla mahdollisia kysymyksiä, antamalla riittävästi tietoa päätöksentekoa varten ja reagoimalla nopeasti ongelmiin, voi olla eroa ehdotuksen hyväksymisen ja hylkäämisen välillä.
Järjestä tiedot mahdollisimman lyhyesti. Tämä tarkoittaa yleiskatsauksen tai tiivistelmälomakkeen antamista materiaalisi yläreunassa, jonka avulla hallituksen jäsenet voivat ymmärtää uuden ajatuksen ja esityksen esityksen yhdellä lyhyellä käsittelyllä. Planware.org: ssa näkyvä Outline-liiketoimintasuunnitelma tarjoaa esimerkin pääotsikoiden otsikot, jotka voivat muodostaa yhteenvedon (katso resurssit). Mukauta ne kuvitellaksesi ehdotettua ajatusta ja hyökkäyssuunnitelmaa. Räätälöi koko ääriviivat, jotta ne sopivat lähestymistavan yksityiskohtiin. Yhden sivun yhteenvedon ja kahden sivun ääriviivojen avulla olet antanut hallituksen jäsenille täydellisen katsauksen ongelmasta, tutkimuksesta ja ehdotetuista ratkaisuistasi. Seuraavat materiaalit voivat laajentaa aiheita yhteenvedon järjestyksessä. Näin lukijat voivat ymmärtää koko ajatuksen lyhyesti ja auttaa myös järjestämään esityksesi hallituksen sovittaman ajan mukaan. Jos sinulla on muutama minuutti, tarkista yhteenveto; pidempään, tarkista ääriviivat. Kun olet paljon aikaa, olet valmis käsittelemään tiettyjä kysymyksiä yksityiskohtaisesti. Tämä osoittaa sekä kykynne toimia yhteistyössä että kunnioittamalla muita yrityksiä, joita hallituksen on tehtävä.
Esitä ideoita eri muodoissa. Julkisen puhumisen valmentaja Patricia Fripp huomauttaa, että jotkut ihmiset muistavat, mitä he kuulevat, mutta useimmat ihmiset muistavat, mitä he näkevät. Jos ideasi sisältää resurssien uudelleenjaon, lisähenkilöstön tai markkinaosuuden parantamisen, harkitse näiden tietojen esittämistä lyhyesti graafien, kaavioiden ja kaavioiden avulla. Ohjelmisto, kuten Microsoft PowerPoint tai Pure-Mac-ohjelmassa lueteltujen graafisten ohjelmien valikoima, mahdollistaa graafisen tiedon esittämisen kiillotetussa muodossa (katso resurssit). Anna tulostustuki grafiikalle, jotta hallituksen jäsenet voivat tarkastella kaavioita ja kaavioita myöhemmin.
Odota ja vastaa loogisia kysymyksiä esitysmateriaaleissasi. Tarjoa kustannusarvioita, otosharjoitteluaikatauluja tai muita tietoja ideasi ennustetun onnistumisen tukemiseksi. Tällä alueella ennakoivat kysymykset poikkeavat hyvin ideasi puolustamisesta hyökkäyksestä. Vältä puolustavia strategioita, kuten kommentoimalla, että monet ihmiset ajattelevat, että idea ei toimi tai loogiset kysymykset luokitellaan vastalauseiksi.
Vastaa odottamattomiin kysymyksiin välittömästi. Kiitos kyselijälle hänen näkemyksestään ja myöntämällä, että sinulla ei ole kaikkia tietoja tai yksityiskohtia kyseisellä alueella, voi liittyä lupaus saada vastauksia viikon tai muun loogisen ajanjakson kuluessa. Seuraa ja noudata määräaikaa. Ilmoita kaikille hallituksen jäsenille vastauksista, ei vain kyselyyn. Tämä osoittaa, että olet reagoinut huolenaiheisiin ja haluasi kommunikoida tehokkaasti.
Valmistaudu vastaamaan joustavasti ehdotuksiin. Tunnista alueet, joilla ideasi voidaan helposti muokata, ja alueita, joilla se on vaikeaa.Tämä antaa sinulle askeleen eteenpäin vastatessasi vastalauseisiin tai huolenaiheisiin.
Anna riittävästi tukitietoja päätöksenteon mahdollistamiseksi. Erityisesti uusien ideoiden osalta hallituksen jäsenet haluavat tarkistaa tietoja omaan tahtiinsa ennen sitoumuksen tekemistä. Tämä tarkistusprosessi voi aiheuttaa lisäkysymyksiä tai huolenaiheita. Materiaalien on tarjottava ideasi täysi ilmaisu olematta niin ylivoimainen, että ne haittaavat päätöksentekoprosessia. Esimerkiksi lukijat tarvitsevat kolme saamiasi kustannusarvioita sekä mahdollisten kyselyjohtimien yritysten nimet. mutta tässä vaiheessa he eivät ole valmiita pyyhkimään läpi täyden valikoiman kysymyksiä, jotka kyselyt saattavat sisältää, tai yksityiskohtainen kirjeenvaihto jokaisen johtajan kanssa. Lyhyt kohta niiden onnistumisesta ja aikataulusta on riittävä; jokaisen yrityksen yksityiskohtainen historia saa perustavan päätöksen siitä, suoritetaanko kysely.
Viimeistele esityksesi kiittämällä hallitusta siitä, että hän on ottanut aikaa ajatella ideasi, riippumatta siitä, mikä on sen alkuperäinen vastaus. Onnella voit palata enemmän ideoita ja olla iloisia tervetulleeksi.
