Teollisuuspaikkakäynnillä on aina paljon ajoa, varsinkin jos yrityksen alempi rivi riippuu raportista, jonka toimitat yritysjohtajille vierailun jälkeen. Tehtävässänne on helppo saada tehtaiden työntekijät käyttämään sinut ympärille toimistoihin ja työalueisiin, joita sinun on arvioitava. Kova osa tekee tietyn matkan, jonka teet, ja tehdyt esitykset antavat tarkan kuvauksen kiinnostavista kohteista, joita olet syyllistynyt tutkimaan ja arvioimaan. Kun olet suorittanut arvioinnin, laadi teollisen vierailun raportti yhteenveto havainnoistasi.
Tunne laki
On tärkeää huomata, että teollisen vierailun raportti ei välttämättä ole lakisääteinen vaatimus, vaan se koostuu joidenkin työnantajien vapaaehtoisesti keräämistä tiedoista, joilla arvioidaan yhtiön turvallisuus- ja riskienhallintaohjelmia. Se ei ole vaatimus 1970-luvun liittovaltion ammattiturvallisuus- ja terveyslaki, joka tunnetaan nimellä OSHA. Jokaisella valtiolla on kuitenkin omia vaatimuksia OSHA: ssa, joten tiedä varmasti organisaatiollesi sovellettavat säännöt. Teollisen vierailun raportti voi auttaa antamaan turvallisuutta ja riskienhallintaa koskevia tietoja potentiaalisille vakuutuksenantajille ja auttaa myös organisaatiota määrittämään tapoja parantaa työntekijöiden turvallisuustoimenpiteitä.
Ole perusteellinen ja ota muistiinpanoja
Jotta voisimme laatia laadukkaan teollisuuskäynnin raportin, on tärkeää käyttää useita tiedonkeruumenetelmiä: Kannattaa tyynyä ja kynää tai digitaalista laitetta, jotta voit tehdä muistiinpanoja aiheista, jotka on tilattu keräämään. Seuraa havaintoja ja kerää isäntäluettelosta saadut tiedotteet. Heijastakaa vierailusi ja muistiinpanot alas työpäivän lopussa. Tämä on erityisen tärkeää useiden päivien kestävien teollisuuspaikkakäyntien kannalta.
Kysy kysymyksiä
Älä epäröi kysyä kysymyksiä ja kysyä yksityiskohtaisia vastauksia, jotka jatkuvat tarvittaessa lisätietoja varten. Pyydä tukiasiakirjoja ja seuraa yksityiskohtia. Huomaa vierailusi päivämäärä tai päivämäärät, sivuliikkeen sijainti ja sijainti, työntekijöiden lukumäärä ja rakennuksen neliömetriä. Myös hyödyllisten alueiden kartan liittäminen. Huomaa eri osastot, työntekijöiden määrä kussakin osastossa ja niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa puhut.
Tiedä, mitä haluat sisällyttää
Käynnistä teollisen vierailun raportti ilmoittamalla vierailusi tavoitteet ja noudata jokaisella havainnolla, onko tavoite saavutettu. Myös tavoitteisiin liittyvät yksityiskohtaiset tiedot ovat hyödyllisiä. Sisällytä mahdollisimman yksityiskohtaisesti tarkastuksista, työ- ja turvallisuuskäytännöistä sekä muista ainutlaatuisista elementeistä, jotka ovat ainutlaatuisia käytävälle teollisuusalueelle. Paikan päällä olevat turvavarusteet ja muut ominaisuudet, jotka takaavat työntekijöiden (ja tarvittaessa asiakkaiden) turvallisuuden, on otettava huomioon.
Yhteenveto turvallisuustoimenpiteiden dokumentoinnista
Raporttisi tulisi sisältää tiedot turvallisuudesta vastaavista politiikoista, osastoista ja menettelyistä. Tarkastellaan ja sisällytetään yhteenvetoja turvaselosteista, joihin sisältyy usein ajoneuvon huoltotietoja, huumeiden testitarkastus ja OSHA-turvallisuuslokit. Työntekijöiden korvaustiedot voidaan myös sisällyttää. On hyödyllistä laatia sanasto tai hakemisto, joka seuraa niiden vierailujen aikana saatuja liitetiedostoja, jotka sinun täytyy jakaa. Luo myös yksi-sivuinen tiivistelmä, joka syntetisoi raportin tärkeimmät tiedot. Aseta se esitysmateriaalin etupuolelle, jotta ne, jotka vaativat yleiskatsausta vierailustasi, voivat saada tarvitsemansa tiedot nopeasti tältä sivulta.
Tee suosituksia
Kertomuksessa olisi käsiteltävä myös päätelmiä ja suosituksia, jotka perustuvat vierailunne havaintoihin. Ole suora, objektiivinen ja ytimekäs. Käytä harkintavaltaa, kun käytät arkaluonteisia tietoja, jotka tulivat tietäsi paikan päällä tapahtumisen seurauksena. Suositukset tehostetuista turvatoimista ovat ehkä yksi raportin tärkeimmistä osista. Jos yritys ei tarjoa säännöllistä turvallisuuskoulutusta ja päivityksiä parhaista käytännöistä, huomaa, miten se voidaan sisällyttää yrityksen kulttuuriin. Suositukset voivat olla sekä ennakoivia että reaktiivisia, varsinkin kun havainnollistetaan, miten yrityksen ja sen työntekijöiden tulisi reagoida työpaikan hätätilanteessa. Myös katastrofivalmiuksia olisi toteutettava.
Ole oma editori
Kun olet laatinut muistiinpanosi ja kirjoittanut raportin, varmista, että se täyttää yrityksen politiikan vaatimukset pituuden ja vaaditun sisällön suhteen. Jos tätä ei ole asetettu sinulle, tavoitteena on viiden sivun raportti, jossa on tukevat liitteet. Varmista, että raportin sivut on numeroitu. Nimikkeiden, luettelomerkkien ja alanimikkeiden lisääminen auttaa järjestämään sisältöä ja parantamaan luettavuutta. Tarkista tosiasiat paikan päällä olevien muistiinpanojen perusteella. Aja tietysti aina oikeinkirjoitin ja anna sitten raportille toinen lukema, jotta virheitä voidaan korjata. Ja mikä tärkeintä, lähetä teollisuuslaitoksen raportti viipymättä.
