Kehitysraportit ovat selkeitä, ja niissä on enemmän kaavoitusta kuin neljännesvuosittaiset raportit. Jälkimmäiset vaihtelevat muodostaan liiketoiminnasta toiseen ja laitokseen laitoksiin. Seuraavia perusohjeita sovelletaan kuitenkin molempiin: Ole tietoinen yleisöstäsi ja siitä, mitä he odottavat löytävänsä raportista ja pitävät kirjoituksesi selkeänä ja ytimekkäästi, vakavalla, hämärällä äänellä ja tarkalla, avoimella ja luotettavalla tyylillä.
Tarvittavat kohteet
-
Sisällytettävät tiedot ja tiedot
-
Hyvä tekstinkäsittelyohjelma, kuten Microsoft Word
Käytä perinteistä muistilomaketta sekä edistymistä että neljännesvuosittaista raporttia varten. Aloita päivämäärä, sen henkilön nimi ja asema, jolle raportti tulee, nimesi ja sijaintisi sekä selkeä, ytimekäs aihe. Esimerkiksi edistymiskertomuksen otsikkorivi voi olla "Tietojen integrointihankkeen edistyminen". Neljännesvuosittaisen raportin aiheen rivi on usein vähemmän täsmällinen ja yksinkertaisesti sanoo jotain "Neljännen vuosineljänneksen raportti tietokeskukselle, kolmas vuosineljännes 2010". Jos neljännesvuosiraportti on yksi useista samasta henkilöstä, varmista, että tiedät tarkan muodon, jonka henkilö odottaa.Lukijan täytyy nopeasti sulattaa kaikki saapuvat tiedot ja odottaa löytävänsä tietyntyyppisiä tietoja samassa paikassa kussakin raportissa.
Jotta edistymiskertomus avautuisi yhteenvedolla edistymisestä, kuten ”Tietojen integrointihanke etenee aikataulussa ja budjetissa.” Jos etsit jotain erityistä - apua toiselta työntekijältä tai osastolta, lisää varoja jne. - Luettele se välittömästi varmistaaksesi, että lukija ei unohda sitä. Avaa neljännesvuosittainen raportti samalla tavalla yhteenveto raportin sisältämistä tiedoista.
Yksityiskohtaiset tiedot projektin taustasta, joka voidaan sisällyttää yhteenvedon edistymiseen, jos haluat, tiivistämällä tiedot nopeasti ja kuvaamalla sen tarkoituksen ja aikajanan. Neljännesvuosittaisen raportin puitteissa voit sisällyttää edellisen raportin jälkeen saavutetun edistyksen sekä hyvän että huonon. Muista, että haluat olla avoin ja rehellinen.
Määritä edistymiskertomuksessa kaikki valmiiksi tehdyt työt ja käytä toiminta-verbejä korostamaan, että projektissa työskentelevät ovat toimineet. Saatat myös sisältää tiettyjä päivämääriä, jolloin hankkeen vaiheet on saatu päätökseen tai kun osa siitä tuli aktiiviseksi tai meni verkossa tai mikä on tavoite. Tässä neljännesvuosittaisen kertomuksen tässä vaiheessa ja sopivassa muodossa aloita yksityiskohtaisesti edistyksestä. Luettelo ongelmista, jotka on ratkaistava.
Anna yksityiskohtaiset tiedot edistymiskertomuksesta kaikista ongelmista, niiden ongelmien ratkaisemisesta ja niiden ratkaisemisen aikataulusta tai selityksestä, miksi ongelma on käynnissä.
Aseta työaikataulu edistymiskertomukseen sekä saavutukset, joita odotat tulevan aikavälin aikana. Raportin voi laatia kokonaisarvioinnilla hankkeesta ja siitä, mitä tähän mennessä on saavutettu. Neljännesvuosittaisessa raportissa ennustetaan tulevia mahdollisuuksia ja haasteita sekä ennakoituja tuloksia ja tärkeitä toimia. Ehkä lopuksi pyydetään kommentteja, palautetta ja ideoita.
