Tehokkaat viestintäjärjestelmät ovat erottamaton osa menestyksekästä liiketoimintaa. Kilpailukyvyn ja tuottavuuden säilyttämiseksi yrityksen on kehitettävä organisoitu, tehokas lähestymistapa vastaamaan ja kommunikoimaan omien työntekijöidensä, asiakkaiden, myyjien ja muiden ammattilaisten kanssa. Onneksi yritysviestintä on kehittynyt ajan myötä, ja siihen sisältyy monenlaisia liiketoimintaviestejä, jotka vaihtelevat yksinkertaisista ja kokeiltuista ja teknologisesti kehittyneistä.
Yrityspuhelinviestit
Jos yrityksessäsi on useampi kuin yksi henkilö, sinun on lopulta päätettävä parhaiten tapa tallentaa ja jakaa saapuvia puhelinsanomia. Jotkut yritykset työllistävät jonkun näytön puheluihin, kirjaamaan viestejä soittajilta ja jakamaan ne työntekijöille, joille ne on tarkoitettu. Muut yritykset käyttävät automaattista puhepostijärjestelmää, jossa soittajat jättävät viestinsä äänitallenteiksi. Puheviestillä jokainen työntekijä vastaa omien viestiensä seurannasta. Jotkut pienemmät yritykset perustivat vain puhepostilaatikot yrityksen erillisille osastoille yksittäisten työntekijöiden sijaan.
Office-muistiinpanot
Muistioita (muistioita) ovat eräänlainen kirjeenvaihto, jota työntekijät voivat käyttää kommunikoimaan oman osastonsa tai saman yrityksen yksiköiden välillä. Muistiinpanot ovat tyypillisesti lyhyitä ja niillä ei ole virallista ulkoista kirjeenvaihtoa. Muistioissa on kuitenkin muoto ja yleinen rakenne. Jokainen liiketoiminta muotoilee muistiinpanot omiin asetuksiinsa, mutta yleensä muistiinpanot näyttävät vastaanottajan, lähettäjän ja kohteen yläreunassa, toisinaan lihavoituina. Viestin runko on tämän informaation alapuolella tavallisessa kokoonpanossa. Työntekijät voivat toimittaa muistioita henkilökohtaisesti tai käyttää yrityksen sisäistä postin jakelua. Joissakin ammateissa, kuten oikeudellisissa ja terveydenhuollon aloilla, ihmiset käyttävät muistioita lähettääkseen lyhyitä viestejä muille ammattilaisille ja joissakin tapauksissa asiakkaille. Ihmiset voivat lähettää tällaisia muistioita postitse, sähköpostitse ja faksilla.
Yrityksen sähköposti
Nykyään monet yritykset käyttävät sähköpostiviestejä tapana kommunikoida yrityksen sisällä sekä asiakkaiden, toimittajien ja muiden yritysten kanssa. Jos yrityksellä on verkkosivusto, työntekijöillä voi olla sähköpostiosoitteita, joilla on yrityksen verkkotunnus, kuten "[email protected]". Sähköpostiviestit ovat yleensä vähemmän muodollisia kuin käsinkirjoitettu kirjeenvaihto, sillä on se etuja ja haittoja. Monet yritykset, jotka antavat työntekijöilleen mahdollisuuden käyttää yrityksen sähköpostiosoitteita, pitävät hyödyllisenä luoda yhtenäinen standardi yrityksen sähköpostiosoitteelle. Yritykset voivat rajoittaa työntekijöiden käyttöä vain liiketoiminnallisiin tarkoituksiin ja säännellä tiukasti, millaisia sähköpostiliitteitä työntekijä voi ladata. Jos yrityksellä on salassapitosopimus työntekijöidensä kanssa, tämä sopimus ulottuu todennäköisesti työntekijöiden sähköpostiosoitteiden käyttöön. Yrityksellä on hyvät oikeudet vaatia työntekijää edustamaan yritystä positiivisessa valossa samalla kun se vastaa yrityksen sähköpostiosoitetta. Jotkin yritykset voivat vaatia työntekijöitä, jotka käyttävät yrityksen sähköpostiosoitetta, lisäämään sähköpostiosoitteeseensa automaattisia sähköpostin allekirjoituksia. Tähän allekirjoitukseen voi sisältyä työntekijän koko nimi ja nimi yhtiössä sekä yrityksen nimi, puhelinnumero, verkkosivusto ja muu asiaankuuluva tieto.
Liiketoiminnan kirjeenvaihto
Ammatillisella kirjeenvaihdolla on pitkä ja muodollinen historia. Yritykset tilaavat usein kirjelomakkeen, johon kaikki kirjeenvaihto tulostetaan. Kirjelomakkeeseen voi sisältyä yrityksen logo sekä yleiset yhteystiedot, kuten yrityksen postiosoite, puhelinnumerot ja faksinumerot sekä verkkosivuston osoite. Jotkut yritykset muokkaavat yrityksen pääsisältöön tarkoitetun mallin mallin, lisäämällä yhteystietoihin henkilökohtaisia laajennuksia ja yksittäisiä sähköpostiosoitteita. Kirjallisella kirjeenvaihdolla on muodollinen rakenne. Vaikka tarkka muoto voi vaihdella yleensä, päivämäärä menee kirjaimen yläosaan, ja vastaanottajan täydellinen nimi, nimi, yritys- ja postiosoite ovat päivämäärän alapuolella. Sinun ei tarvitse lisätä aiheen riviä tai kenttämerkintöjä, kuten "Vastaanottaja:" vastaanottajan nimen ja osoitteen vieressä. Kirjallisessa kirjeenvaihdossa käytetään avajaisia tervehdyksiä, kuten alussa "Hyvä", sen jälkeen vastaanottajan nimeä ja lopullisia tervehdyksiä, kuten "Ystävällisin terveisin" alla olevan lähettäjän nimen kanssa. Lähettäjä voi halutessaan allekirjoittaa kirjeen henkilökohtaiseen kosketukseen. Jos joku muu kuin kirjeen lähettäjä on kirjoittanut tai kirjoittanut sen, konekirjoittajan tulisi sisältää lähettäjän nimikirjaimet, kaksoispiste ja hänen omakirjaimet allekirjoituksen alla. Jos sama kirje lähetetään usealle vastaanottajalle, se on osoitettava pääkäyttäjälle, minkä jälkeen kaikki muut vastaanottajat olisi ilmoitettava sähköpostin alareunassa kirjainten "CC" vieressä, joka tarkoittaa "hiili-kopiota".
