Monet voittoa tavoittelemattomat ja oppilaitokset tarvitsevat hyväntekeväisyystukea toiminnan ylläpitämiseksi. Varainhankintatilaisuus on yksi parhaista tavoista hankkia varoja taiteellisille ohjelmille, kouluille, sairaaloille, puolustusryhmille ja muille. Nämä tapahtumat voivat vaikuttaa monimutkaisilta suunnitella ja järjestää. Aloita hyvä tarkistuslista, luo kalenteri ja pyydä vapaaehtoisia auttamaan. Aloita kuukausia ennen juhlapäivää ja varaa sijaintisi, ateriasi, lahjakkuutesi ja viihdesi aikaisin.
Suunnittele tapahtuma ja osta suunnittelukirja tai muistikirja (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) ehdottomasti tapahtumaa varten. Säilytä kansio tietueita, yhteystietoja, käyntikortteja, kuitteja, vapaaehtoisluetteloita, varauksia, valikoita ja kaikkia tietoja, jotka syntyvät ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen. Hanki avustaja mahdollisimman pian, kuten vapaaehtoistyön koordinaattori, ja aloita tehtävien delegointi.
Budjetti tapahtuma. Kun tiedät paikan enimmäismäärän, määritä kustannukset, jotka kohdennetaan per henkilö, ateriat, juomat, lahjapussit ja muut luettelon kohteet. Kuvaa kustannukset jokaisesta tarkistuslistan kohdasta, kuten laitteet, henkilöstökulut, vuokrat, palvelumaksut, palkkiot ja niin edelleen. Lippujen hinnat ja kerätyt varat kattavat nämä kustannukset, mutta alkuerät sisältävät useita talletuksia ja ennakkomaksuja.
Etsi ja varmista tilaisuus pitää juhla. Tämä voi olla suuri hotelli, suuri ravintola, joka toivottaa tervetulleeksi yksityiset juhlat, aamiaismajoituksen tai historiallisen kartanon. Sinun täytyy tietää maksimikapasiteetti, jotta et ylitä vieraiden kutsuja tai myy lisää lippuja kuin huone sallii. Useimmilla laadukkailla laitoksilla on henkilökunta, joka auttaa suunnittelussa sekä catering-palveluissa ja muissa palveluissa.
Varaa seremonian mestari (MC). Tarkista paikallisten lahjakkuusvirastojen kanssa. Jos haluat varata "nimi" -toiminnon tai julkkis, sinun täytyy aloittaa paljon etukäteen odotetusta päivämäärästä, koska joillakin on erittäin kiireinen aikataulu. Ota yhteyttä edustajiin ja johtajiin viihdettä varten ja varaa kaikki lahjakkuus.
Tilaa kutsuja, lippuja, ohjelmia ja muita painotuotteita, kuten esitteitä organisaatiosta, jolle varoja nostetaan. Jos aiot pitää huutokaupan, aloita lahjoitusten hankkiminen. Joukko vapaaehtoisia voi hoitaa tämän vastuun. Hiljaiset huutokaupat eivät tarvitse huutokauppaajan, mutta tarjouskilpailun huutokauppa tulee olemaan. Päätätkö, toimiiko se MC: ssä tai jos tarvitset erillisen asiantuntijan. Lähetä kutsut organisaation avunantajien luetteloon. Varmista, että tapahtuma on puolimuotoinen. Ilmoittakaa erityisesti, että vieraiden tulee tietää päivämäärän, ajan, paikan ja erityisten vieraiden tai viihteen ulkopuolella. Muista edistää huutokauppaa.
Mainosta tapahtumaa uutiskirjeiden, verkkomainonnan, paikallisten sanomalehtien ja radioasemien kautta, jotka kuljettavat PSA: ta (julkisia palveluilmoituksia) voittoa tavoittelemattomiksi. Paikallisilla televisioasemilla voi olla myös tapahtumakalenteri, ja paikalliset uutisohjelmat voivat tehdä lyhyen haastattelun tai liittää tapahtuman, joten kaikki tiedot ovat valmiina.
Keskustele paikan kokin kanssa tai ota yhteyttä ruokailuun. Päätä, onko tarjolla buffet- tai täyden palvelun, päällystetyt ateriat. Kerro hänelle budjetti ja odotettavissa oleva päälukumäärä. Tämä voidaan viimeistellä, mitä lähempänä saat, mutta se on aina parempi valmistautua useampiin ihmisiin kuin odotat kuin todellisten tarpeiden täyttämättä.
Pidä säännöllisesti yhteyttä vapaaehtoisiin, työtovereihin ja koko tapahtumaan osallistuvaan henkilökuntaan. Anna jokaiselle julkkis- tai viihderyhmälle erityinen avustaja, jotta voit auttaa tapahtuman aikana. Tapaa kaikkien vapaaehtoisten kanssa etukäteen varmistaaksesi, että he tietävät, miten pukeutua, mitä tehdä, missä on, jne.
Saavuta tapahtumapaikkaan paljon aikaisemmin päivässä koristamaan ja asettamaan tilaa. Jos jätät itsesi valmistautumaan, palaa runsaasti aikaa tavata erityisiä vieraita, julkkiksia ja viihdettä ja ohjaa heidät sinne, missä he istuvat, työskentelevät tai odottavat taustalla. Jos sinulla on live-bändi, ne näkyvät varhaisessa vaiheessa, jotta ne voivat perustaa ja tehdä äänitarkastuksia. Valvoa, että lopulliset yksityiskohdat tulevat yhteen ja nauttivat tapahtumasta. Sen jälkeen varmista, että kaikki on puhdistettu ja että kaikki henkilöstö tai avainhenkilöstö maksetaan. Kerää lahjoituksen kirjekuoret ja anna organisaatiota edustavalle henkilölle.
