Joissakin olosuhteissa organisaation kokouksen pöytäkirja edustaa oikeudellista asiakirjaa, jota ei voida muuttaa ilman hallituksen äänestystä. Väärä virheiden muuttaminen voi johtaa äänestyksiin, sopimuksiin, palkkaamiseen ja muihin kokouksen aikana toteutettuihin toimiin mitätöimällä tai peruuttamalla. Käytä yksinkertaista menettelyä varmistaaksesi, että muutat minuutteja oikein.
Selvitä, onko pöytäkirja virallisesti hyväksytty hallituksen äänestyksellä, tai jos ne on toimitettu vain tarkistettavaksi puheenjohtajalle tai toimeenpanevalle komitealle. Pöytäkirjan luonnoksia, joita hallitus ei ole äänestänyt, voidaan muuttaa ilman hallituksen äänestystä.
Jos ehdotetut muutokset tehdään henkilölle tai ihmisille, jotka tarkastelevat minuutteja ennen kokousta, ehdottaa haluamiasi muutoksia. Vertaa lopullista ehdotettua sanamuotoa alun perin lähetettyihin minuutteihin. Selitä muutosten syy. Jos jokainen suostuu siihen, ota sihteeri muutettua alun perin hyväksyttyjä minuutteja.
Jos ehdotetut muutokset tehdään minuutteille, joita hallitus ei ole vielä hyväksynyt ja hallituksen kokouksessa, käytä seuraavaa menettelyä:
Pyydän puheenjohtajaa tekemään ehdotuksen kokouksen pöytäkirjan hyväksymiseksi. Odota, että lähetys lähetetään. Onko puheenjohtaja avannut asian keskusteluun. Pyydä tarkistuksen esittäjää esittämään syyt muutoksiin. Keskustelun jälkeen pyydetään muutosta ehdottavaa henkilöä tekemään muutosehdotuksia ja antamaan ehdotusten täsmällinen sanamuoto. Odota, että lähetys lähetetään. Pyydä puheenjohtaja päättämään keskustelu ja kutsumaan kysymyksen tai äänestämään. Kirjaa äänestys mukaan lukien niiden puolesta, jotka kannattivat, vastustivat ja pidättäytyivät äänestämästä.
Jos ehdotetut muutokset tehdään aiemmin hallituksen hyväksymien minuuttien osalta, noudata samaa menettelyä, kun muutospöytäkirjat toimitetaan ensimmäisen kerran hallituksen hyväksyttäväksi.
Pyydä pöytäkirjaa muuttamaan tallennuksen sihteeri tai henkilö, joka kokoontuu kokouksessa. Asiakirjan alkuun, joka sisältää pöytäkirjan alkuperäisen päivämäärän, huomaa, että pöytäkirjat muutetaan nyt minuutteina. Sisällytä muutosten päivämäärä ja pöytäkirjan muuttajan nimi.
