Neuvottelupuhelut ovat hyödyllisiä kokouksen järjestämisessä eri ryhmien kanssa, jotka tarvitsevat päätöksiä. Ryhmä asianajajia saattaa joutua tapaamaan ja päättämään strategiasta asiakkaansa tapauksessa, tai ryhmä bacheloretteja saattaa yrittää suunnitella häät suihkun. Neuvottelupuhelu voi auttaa joukkoa ihmisiä tekemään päätöksiä muutamassa minuutissa, mikä saattaa kestää päiviä sähköpostitse ja se voi olla mahdotonta tehdä henkilökohtaisesti.
Tarvittavat kohteet
-
Puhelin
-
Kokous-aikataulutusohjelmisto
Tunnista henkilöt, jotka sinun täytyy kutsua neuvottelupuheluun. Määritä sitten kunkin henkilön osallistumisen tärkeys. Jos neuvottelupuheluun tulee kolme tai neljä henkilöä, kutsutun luettelon priorisointi ei välttämättä ole tärkeää. Mutta jos kutsut kuutta tai useampaa ihmistä, on todennäköisempää, että aikatauluristiriitoja esiintyy. Varmista, että tärkeät päättäjät voivat osallistua.
Ota yhteyttä tärkeisiin osallistujiin, jotta voit määrittää aikataulujen konfliktit. Selvitä, jos ja milloin nämä ihmiset jäävät pois kaupungista pitkäksi aikaa, koneella, jota ei voi soittaa tai muuten pysty osallistumaan. Järjestä kokousaikasi näiden konfliktien ympärille.
Lähetä kutsu kaikille osallistujille. Käytä sähköposti-, Evite- tai muuta kutsusovellusohjelmaa. Microsoft Outlook voi ajoittaa kokouksen, lähettää kutsuja ja sallia kutsutut hyväksymään tai hylkäämään. Saat nopeasti yleiskuvan siitä, kuka voi osallistua ja kuka ei voi. Kutsuneilla voi olla aikoja koskevia ehdotuksia, jotka toimivat paremmin heille, ja he voivat myös lähettää sinulle esityslistan kohteita vastauksissaan kokouksen pyyntöön. Tarkasta kutsusi saadun palautteen perusteella.
Suunnittele kokous käyttäen puhelupalvelua. On useita yrityksiä, jotka ovat erikoistuneet neuvottelupuhelujen järjestämiseen, kuten FreeConference ja InstantConference. Jos yrityksesi järjestää usein puhelinkonferensseja, selvitä, onko yrityksessäsi tietty palvelupyyntö.
Lähetä lopullinen kutsu kaikille osallistujille. Lähetä kutsu myös niille, jotka hylkäsivät alkuperäisen kokouspyynnön, jos ne tulevat myöhemmin saataville. Muista sisällyttää kaikki asianmukaiset tiedot kutsuun, mukaan lukien puhelun päivämäärä ja kellonaika, maan koodi ja puhelinnumero, jota osallistujat käyttävät, sekä kaikki tarvittavat osallistujien koodit. Sisällytä myös yhteystietosi, jotta osallistujat voivat ottaa sinuun yhteyttä, jos heillä on ongelmia numeronvalinnassa.
vinkkejä
-
Jos et ole koskaan käyttänyt neuvottelupuhelupalvelua, kysy noin puhelujen selkeydestä ja helppokäyttöisyydestä. On joitakin ilmaisia palveluja ja jotkut veloittavat maksun. Vertaa maksupohjaisten palveluiden hintoja ja päättää, mikä sopii parhaiten yrityksen tarpeisiin.
