Aina kun joku hakee työtä, lainaa tai vuokraa, he voivat odottaa, että heidän työnantajansa, lainanantajansa tai vuokranantajansa todistavat heidän asemansa. Pyynnön kirjeen lähettäminen työtodistusta varten antaa vastaanottajalle mahdollisuuden vastata todellisilla ja vilpittömässä mielessä annetuilla tiedoilla, ja sen avulla voit myös mukauttaa pyyntöä. Esimerkiksi vuokranantajan tarvitsee vain tarkistaa mahdollisen vuokralaisen työllisyys- ja nykyiset palkat, lainanantaja saattaa olla kiinnostunut tulevasta palkankorotuksesta, ja mahdollinen työnantaja voi vaatia perusteellisempaa tietoa hakijan työllisyyspäivistä, asemasta ja palkkahistoriasta.
Hanki suostumus ja tärkeät tiedot
Sinun on ensin saatava kirjallinen suostumus hakijalta, koska useimmat yritykset eivät luovuta tietoja nykyisestä tai entisestä työntekijästä ilman kirjallista lupaa. Yksi tapa tehdä tämä on, että hakija allekirjoittaa luvan. Toinen tapa on sisällyttää suostumusta koskeva osio työtodistuslomakkeeseen. Pyydä hakijaa ilmoittamaan vastaanottajalle oikea nimi ja sähköpostiosoite. Nämä tiedot voivat vaihdella suuresti työnantajan mukaan. Yhteys voi olla esimerkiksi suuryrityksen henkilöstöosasto tai pienyrityksen omistaja.
Käytä Business Letter -muotoa
Jotkut työnantajat käyttävät vakiolomaketta työllisyyden vahvistamista koskeviin pyyntöihin. Toiset kuitenkin jättävät pyynnön muodon ja sanamuodon sinulle. Jos kirjoitat kirjeen ilman virallisia ohjeita, käytä tavanomaista liikekirje-muotoa ja säilytä pyyntö lyhyellä ja tarkalla kohdalla.
Hanki suoraan pisteeseen
Käytä kirjeen avausosaa, jossa ilmoitetaan kirjeen tarkoitus ja osoite. Voit esimerkiksi avata lausuman, kuten "Olen lähettämässä pyyntöä työllisyyden tarkistamiseksi." Noudata tätä viittaamalla valmiiseen suostumuksen liitteeseen. Vaihtoehtoisesti voit lisätä kaksi riviä juuri ennen tervehdystä, jossa hakija antaa kirjallisen suostumuksensa. Yksinkertainen lausunto, kuten "sallin työllisyystietojen luovuttamisen (yritykselle tai henkilölle)", jota seuraa hakijan allekirjoitus erillisellä rivillä, riittää.
Määritä tarkistusvaatimukset
Seuraavaksi määrittele toisessa kohdassa vaaditut tiedot luettelon tai luettelomuodon avulla. Vaikka tässä osassa esitetyt erityisvaatimukset vaihtelevat tarpeidesi mukaan ja otatko yhteyttä nykyiseen tai entiseen työnantajaan, tämä sisältää yleensä:
- Hakijan täydellinen nimi
- Tehtävänimike
- Työllisyyspäivät
- Maksuaste tai vuosipalkka
- Pyydä nykyistä työntekijää ilmoittamaan, onko työpaikka väliaikainen vai pysyvä
- Pyydä nykyisestä työntekijästä myös työnantajan ilmoittamaan, pysyvätkö hakijan palkat ennallaan tai muuttuvat seuraavan 12 kuukauden aikana
Lopeta kirje
Kun olet määrittänyt tarkistusvaatimukset, anna kolmannen kohdan nimi ja yhteystiedot. Näin yritys voi ottaa sinuun yhteyttä, jos he tarvitsevat puhua sinulle puhelimitse. Lisää sulkeminen kirjaimeen kuten "Vilpittömästi" tai "Kunnioittavasti". Sulje lopuksi kirje tulostamalla ja allekirjoittamalla nimesi ja kirjoittamalla pyynnön päivämäärä.
