Pienen käteisrahaston ylläpitäminen on 90 prosentin kirjanpitoa. Muut 10 prosenttia valvoo, kuka saa käyttää varoja. Riippumatta siitä, millaista liiketoimintaa olet, ja riippumatta siitä, mitä käytät pikku käteistäsi, näiden kahden periaatteen noudattaminen yhdessä joidenkin yksinkertaisten budjetointimenettelyjen kanssa pitää rahat rahasi tasapainossa.
Tiedostotodistus kaikista ostoksista
Pieni käteisrahastoa käytettäessä on ensinnäkin luotava tehokas ja toimiva kirjanpitojärjestelmä. Sinun pitäisi saada kuitit ja laskut jokaisesta yksittäisestä tapahtumasta, jossa käytetään pieniä käteistä ja kopioi niistä. Näin varmistat, että sinulla on kaksi erillistä tiedostoa, jos menetät kuitin. Älä vain ota kansioita kansioon, vaan toimita ne aikajärjestyksessä ja harkitse kuitit eri kansioihin joka kuukausi.
Määritä Petty Cashille hyväksyttävät käyttötavat
Älä käytä pientä käteistä erottamattomasti. Sinulla pitäisi olla erityisiä ohjeita siitä, mitä voit käyttää käteistä ja mitä et voi. Esimerkiksi alkoholin ostaminen varoilla olisi yleensä kohtuutonta käyttöä, vaikka alkoholi olisikin yritystoiminnan rahoittama tapahtuma. Sinun ja kenenkään muun, jolla on pääsy käteisellä, suojelemiseksi, sinun pitäisi olla kirjallisia sääntöjä siitä, mitkä ovat hyväksyttävät kulut.
Ohjausoikeus
Pidä pikku käteisrahasto aina kiinni. Voit pitää sen missä tahansa laatikosta kaappiin turvalliseen, mutta välttää sitä kannettavissa laatikoissa tai muissa säilytysastioissa, jotka voidaan siirtää tai viedä helposti pois. Älä anna avaimia tai yhdistelmiä useammalle kuin harvalle. Ihannetapauksessa sinun pitäisi antaa vain yksi tai kaksi ihmistä avainta, ja joku muu pyytää näitä avainhaltijoita tarvitsemastaan rahasta.
Suorita määräaikaistarkastuksia
Varmista, että pikku käteistäsi käytetään asianmukaisesti. Tehokkaat tarkastukset ovat ennalta ilmoittamatta, ja niiden tarkoituksena on tarkistaa satunnaisesti pienen käteisrahaston tiedot, kirjanpitomenettelyt ja valvonta. Ilman tarkastuksia pienet käteisvarat voivat olla altis väärinkäytöksille tai huonolle hallinnolle. Yksinkertaisin tapa suorittaa tarkastus on, että päällikkö, jolla ei ole pääsyä rahastoon, on muutaman viikon välein.
