On monia syitä kirjoittaa liikekirje jollekin sadalle ulkomaalaiselle konsulaatille eri puolilla maailmaa. Voit esimerkiksi pyytää viisumia tai matkustusinformaatiota, kysyä ulkomaankaupan mahdollisuuksista, tehdä ulkosuhteita koskevaa tutkimusta tai kirjoittaa suosituslomakkeen opiskelijalle, joka matkustaa ulkomaille harjoittelupaikkaan.
Tunnista sen henkilön nimi, nimi ja osoite, jolle osoitat kirjettä. Jokaisella ulkomaisella konsulaatilla on yksityiskohtainen verkkosivusto, joka tarjoaa henkilöstöhakemiston, sekä linkit eri osastoihin, joiden avulla voit tunnistaa henkilön, jolle sinun pitäisi käsitellä kirjeenvaihtoa.
Noudata perinteistä liiketoimintaprotokollaa, kun kirjoitat konsulaatille liikekirjan. Käytä henkilön koko nimeä ja nimeä, osastoa ja konsulaattiosoitetta, joka on muotoiltu maan kansainvälisen postijärjestelmän mukaisesti. Kukin maa vaihtelee, joten noudata konsulaatin verkkosivun osiossa "Ota yhteyttä" lueteltuja ohjeita. Jos lähetät paperikirjeen kirjeen, lisää päivämäärä kirjeen oikeassa yläkulmassa. Jos lähetät sähköpostia, ilmoittakaa selkeästi kirjeenvaihdon tarkoitus aihepiirissä.
Kirjoita johdantokirja, joka sisältää selityksen siitä, kuka olet, mistä olet, miksi kirjoitat ja kirjoitatko toisen henkilön tai itsesi puolesta. Jos kirjoitat yrityksen, julkisyhteisön, kansainvälisen organisaation tai oppilaitoksen puolesta, merkitse nimi ja ilmoita nimesi ja valtakirjasi.
Kirjoita yksinkertainen lausunto, joka lyhyesti, mutta lyhyesti sanottuna kertoo kirjeenvaihdon tarkoituksesta. Käännetyllä tai tulkitulla kielellä voi usein olla kaksi merkitystä, joten varmista, että vältät slangien terminologiaa tai keskustelutilaisuuksia, joita ulkomaalainen lukija ei ehkä ymmärrä helposti. Esimerkiksi lause "Haluan koskettaa pohjaa kanssasi" olisi korvattava sanoilla "Kirjoitan kysyä sinulta …"
Rajoita kirjeenne yhteen aiheeseen ja määritä kirjeenvaihdosta haluamasi tulos.
Lopeta kirjeen kiitos ja anna yksityiskohtaiset tiedot siitä, miten voit saavuttaa. Anna aina täydellinen nimi. Älä koskaan väärennä tai tee harhaanjohtavia tai mahdollisesti uhkaavia lausuntoja ulkomaiselle konsulaatille.
Ota yhteyttä paikalliseen postitoimipaikkaasi postikulut ja arvioitu toimitusaika. Jos lisäät itsellesi osoitetun, leimatun kirjekuoren, jolla varmistat nopean vastauksen kirjeenne, varmista, että sinulla on asianmukainen määrä postimerkkejä paluukehyksessä.
vinkkejä
-
Yhdysvaltain ulkomaisten konsulaattien verkkosivut on kirjoitettu englanniksi, kun taas ulkomaiset ulkomaiset konsulaatit kirjoitetaan tyypillisesti maan äidinkielellä ja linkki englanninkieliseen versioon.
