Suurten yritystapahtumien muuttaminen voi olla logistinen painajainen; vaikka uskottavimmat syyt muuttaa päivämäärää, asiakkaat ja liikekontaktit tulevat ärsyttämään ja hankaliksi. Tietojen esittämisen tavoilla on myös suuri vaikutus osallistujien vaikutelmaan; Huolehdi siitä, että kuulostat anteeksipyydystä, mutta vastaanottajat katsovat, että aikataulujen muuttaminen on väliaikainen taantuma pikemminkin kuin väärin tai huonon suunnittelun seurauksena.
Aseta tulostimeen kirjekuori; tämä on virallinen ilmoitus isännöivän tapahtuman uudelleenjärjestelystä. Aika on olennaisen tärkeää ja kirjelomakkeessa otetaan vastaan vastaanottajan huomio tehokkaammin kuin tavallinen paperi.
Avaa haluamasi tekstinkäsittelyohjelma. Aloita uusi asiakirja valitsemalla "Tiedosto" ja "Uusi".
Kirjoita päivämäärä ja ohita rivi. Käytä tekstinkäsittelyohjelmasi yhdistämistoimintoa, jos haluat lisätä osallistujien nimet ja osoitteet.
Aloita toteamalla, että sinun täytyy suunnitella tapahtuma uudelleen ja päivittää muistoja siitä, mitä tapahtuma on ja milloin sen olisi pitänyt pitää alun perin.
Anteeksi vilpittömästi ja selitä viivästymisen syy. Älä pyydä enemmän kuin kerran anteeksi tai vastaanottajat voivat nähdä tämän syyllisyyden tai huonon hallinnon tunnustuksena.
Anna tiedot tapahtuman tapahtumisesta. Jos yrityksesi tarjoaa korvausta uudelleenvarausmaksusta tai muusta kannustimesta, kerro yksityiskohtaisesti, miten osallistujat voivat hakea korvausta. Pelaa hyviä uutisia; jos uudelleenjärjestely on onnellinen tapahtuma, kuten aikataulun muuttaminen paremmalla säällä, kommentoi sitä.
Kiitos osallistujille heidän yhteistyöstään ja anna heille yhteystiedot, joille he voivat soittaa, jos heillä on kysymyksiä tai vaikeuksia vierailla.
Kirjoita kirjain "Ystävällisin terveisin" ja ohita kolme riviä. Kirjoita täydellinen nimi ja nimi. Tulosta kirjaimet ja kirjoita jokainen kirjoitetun nimen yläpuolelle.
Lähetä kirjeet nopeimmin, mitä sinulla on varaa. Jos et voi lähettää suurta määrää kirjeitä Priority Mail -palvelusta, soita jokaiselle osallistujalle ensin ja anna heille perustiedot tapahtuman uudelleenjärjestelystä. Kerro heille, että virallinen kirje seuraa.
