Kun kyseessä on monimutkainen kone, kuten auto, tapahtuu virheitä. Asiakkaana ansaitset kuitenkin virheiden korjaamisen. Kirjoita valitusviesti muodolliseksi tavaksi ratkaista ristiriita auton korjausyrityksen kanssa. Sinun ei tarvitse olla emotionaalinen tai dramaattinen saadaksesi ansaitsemasi tulokset. Keskity pitämään sovinnollista suhdetta liiketoimintaan olemalla objektiivinen ja oikeudenmukainen, kun pyritään korjaamaan.
Osoita kirjeen oikea henkilö. Käynnistä vierailun sijainnin ylläpitäjällä. Jos et saa korjausta myymäläpäälliköltä, etsi aluejohtaja. Voit löytää yrityksen organisaatiorakenteen siirtymällä sen verkkosivuille tai soittamalla päämajaan ja pyytämällä johtajan yhteystietoja.
Aloita kirje lähettämällä tapahtumien aikajanan. Selitä yksityiskohtaisesti, mitä tapahtui, milloin se tapahtui ja kenen kanssa puhuitte. Esimerkiksi: "Vierailin perjantaina 30.6. Osoitteessa 123 Maple Street. Puhuessani myyntiedustaja Jimiin, suostuin saamaan viritys ja öljynvaihto. Minulle veloitettiin yhteensä 100 dollaria."
Selitä ongelma. Ole mahdollisimman kuvaava. Esimerkiksi: "Kun olet poistunut kaupasta, huomasin hämmentävän melun hupun alla, kun auto oli joutokäynnillä."
Kerro yritykselle, mitä haluat tehdä tilanteen korjaamiseksi. Esimerkiksi: "Haluaisin saada täyden hyvityksen palvelussa olevista palveluista sekä 45 dollaria, joka tarvitaan korjaamaan kaupassasi tapahtuneen vahingon." Ole rehellinen suositeltavasta korjauksesta. Älä yritä saada etupuskuriasi, jos se ei liity suoraan korjaamoon, jonka sait kaupassa.
Käytä objektiivista kieltä. Kun kirjoitat kirjettä, älä käytä tulehduksellista kieltä. Älä loukkaa henkilökuntaa tai yritystä. Älä myöskään tee uhkia yritykselle tai henkilökunnalle. Ilmoittakaa tosiseikat, ja korjaustoimenpiteet, jotka mielestäsi ovat oikeudenmukaisia.
Sisällytä dokumentaatio. Sisällytä kopio laskusta työstä, jonka olit tehnyt kaupassa. Lisää kuvia, jotka varmuuskopioivat vaatimuksen. Jos vierailet toisessa mekaanikassa, ja uusi mekaanikko voi kirjoittaa kirjallisesti, että palvelu oli virheellisen aiemman korjauksen tulos, sisällyttäkää kyseiset asiakirjat. Varmista, että olet sisällyttänyt valokopiot ja säilytä alkuperäiset turvallisessa paikassa.
Olla positiivinen. Jos haluat jotain yrityksestäsi tai jos sinulla on ollut asiakkaan historia, ota mukaan nämä tiedot. Yhtiö on todennäköisemmin vastaanottavainen, jos se voi pitää sinut asiakkaana.
Sisällytä yhteystietosi, jotta yritys pääsee sinuun. Sisällytä puhelinnumero ja sähköpostiosoite mahdollisimman nopeasti.
vinkkejä
-
Käytä yrityskirjeitä, kun kirjoitat yritykselle.
