Selvästi kirjoitettu korvauskirje kertoo työntekijälle tarkalleen, missä hän on yrityksenne kanssa. Kirjeessä korvaus ei ole vain työntekijän palkka. Korvaus tarkoittaa kaikkea, mitä työntekijä saa työskennellä yrityksessäsi. Tähän sisältyy palkka, etuudet, bonukset ja vapaa-aika. Vaikka työntekijä kysyy harvoin korvauskirjeensä, jos hän saa enemmän kuin hän tuntee olevansa arvoinen, jos päinvastainen on totta, kirje toimii todisteena sitoumuksestasi.
Kirjoita nykyinen päivämäärä kirjaimen yläreunaan, yksi tila ja kirjoita vastaanottajan nimi ja osoite.
Lisää tervehdys. Pidä se muodollisena. "Hyvä Mr./Ms. Smith:" on sopiva muoto.
Kirjoita johdanto, jossa yksilöidään korvaus hyväksyvä yritys, henkilö tai hallintoelin ja vastaanottaja. Ilmoittakaa, miksi korvausta käynnistetään tai sitä muutetaan (esim. "Esimerkillistä palvelua kolmen viime vuoden aikana").
Yksityiskohtaiset tiedot korvausmerkinnöissä. Jokaisen luodin tulisi olla korvauksen yksittäinen osa. Esimerkiksi "Peruspalkka on 75 000 dollaria vuodessa, joka maksetaan kahdesti viikossa erissä 26 maksuaikana", on yksi luetelmakohta. "Sinun bonuksesi vastaa 10 prosenttia edellisen kalenterivuoden lopun kokonaismyynnistäsi" on toinen.
Kirjoita päivämäärä, jona korvaus tulee voimaan.
Lisätään korvauksen ehdot, rajoitukset tai rajoitukset. Tee niistä selkeät ja suorat, jotta vältetään sekaannukset.
Kirjoita kirjain. Tulosta nimesi ja nimesi allekirjoituksen alle. Tee kopio vastaanottajan tiedostoon ja toimita hänelle alkuperäinen.
