Nykyaikainen toimistotekniikka tekee toimiston olettamuksesta vähemmän merkityksellisen, kun Internet-yhteyden kattavuus ja suorituskyky paranevat. Moderni toimistoympäristö on enemmän siitä, mitä voit tehdä sen sijaan, missä teet sen. Uusi tekniikka muuttaa toimiston katsomista. Toimistot käyttävät väistämättä uusia tekniikoita, jotka saavat enemmän työtä vähemmän ihmisiä, ja siellä on paine pitää nykyaikainen, ammattimainen kuva pysymällä viimeisimpien teknisten suuntausten yläpuolella.
Ajan säästäminen tehokkuuden ja automaation avulla
Nykyaikaisen toimistotekniikan avulla työntekijät viettävät vähemmän aikaa rutiinitehtäviin, mikä vapauttaa ne lisäprojekteihin. Tietokoneen taidokkaat työntekijät tutkivat tietokoneiden automaatiokäytäntöjä ja vähentävät usein toistuviin tehtäviin kuluvaa aikaa. Esimerkiksi työntekijät säästävät aikaa säätäviä asiakirjoja malleilla. Joku voi parantaa tehokkuutta eksponentiaalisesti jakamalla mallin muiden työntekijöiden kanssa etäpalvelimen pääsyn, pilvivaraston ja sähköpostin kautta mistä tahansa solun peitosta. Palvelut, kuten Google Drive, iCloud ja Microsoft Azure, ovat käytännöllisiä ratkaisuja usein käytettyjen mallien, jaettujen laskentataulukoiden ja työhön liittyvien asiakirjojen järjestämiseen ja jakamiseen. Järjestäytynyt pilvien jakaminen poistaa tiedon jakamisen välittäjän tarpeen.
Sijainti on merkityksetön; Säästöt jaetaan
Työpaikkoja, joissa työntekijä istuu tietokoneen päätteessä koko päivän, ei yleensä tarvitse tehdä tietyssä paikassa. Uudet viestintäteknologiat tekevät työstä kodin ja tien lisäksi mahdolliseksi, mutta saumaton. Jos teet työsi kannettavalla tietokoneella, voit tehdä sen samoin toimisto- tai hotellihuoneen pöydältä. Etätyöntekijä osallistuu työnantajan ja työntekijän etuuksiin. Business Weekin mukaan yritykset säästävät 8 000 dollaria vuodessa kullekin etätyöntekijälle. Etätyömahdollisuudet lisäävät yrityksen ehdokasta, koska sijainti ei ole iso juttu. Etätyöntekijät voivat säästää merkittävästi kuljetuskustannuksia, säästää aikaa joka päivä olemalla työmatkalla ja helpompi ajaa perhe-elämää.
Viestintävaihtoehdot Pidä kasvaa
Konferenssihuoneen piilossa olevat pikseloitu online-videopuhelut ovat menneisyyttä: laajakaistayhteydet ja langattomat Internet-yhteydet ovat riittävän nopeita käsittelemään samanaikaisia videovirtoja ilman, että ihmiset liitetään fyysiseen sijaintiin. Videoneuvottelupalvelut kuten Skype toimivat erinomaisesti kokousten järjestämisessä ilman, että he osallistuvat samaan rakennukseen. Sosiaalinen media on vaihtoehtoinen viestintätapa: vahva sosiaalisen median läsnäolo voi mennä pitkälle kohti alemman rivin vahvistamista. Lisäksi tekniikka, kuten VoIP, vähentää kustannuksia päästä eroon lankapuhelimien tarpeesta. Kiinnittyminen vanhaan tekniikkaan liian kauan voi aiheuttaa ongelmia. Esimerkiksi GrubHub-ruoka-tilaustoiminto osui pihalla sen ravintoloihin, jotka saivat vielä tilauksia faksilaitteissa.
Käytännön tietojen redundanssi
Toimiston tulipalot, maanjäristykset ja kovalevyn viat voivat aiheuttaa tuhoa toimiston tietueille. Tietojen irtisanominen pilvipalvelujen ja etäsäilytyksen avulla voi säästää yritystä paljon sydäntä ja rahaa. Tietojen tallentaminen etäpalvelimeen tekee myös työntekijöille mahdolliseksi jakaa suuria määriä tietoa sijainnista riippumatta. Esimerkiksi lääketieteen ammattilaiset voivat käyttää massiivisia potilastietokantoja sairauksien tutkimiseen ja uusien hoitojen kehittämiseen. Pilvi- ja palvelintietokannat voivat myös säästää liiketoiminnan rahaa yhdistämällä tuotteita ja palveluita.
