Toimistokommunikaatiota voi ensisijaisesti ohjata sähköinen posti ja pikaviestintä, mutta lähes jokainen toimisto vastaanottaa ja käsittelee edelleen valtavan määrän paperityötä. Yhdysvaltain ympäristönsuojeluviraston mukaan keskimääräinen toimistotyöntekijä käsittelee vuosittain noin 10 000 paperiarkkia tai keskimäärin noin kaksi kiloa paperia ja kartonkia. Paremmat toimisto- postinhallintamenettelyt voivat edetä pitkälle sisäisen ja ulkoisen viestinnän sujuvuuden varmistamiseksi.
Merkitse asianmukainen henkilökunta
Jopa pienet yritykset voivat hyötyä nimittämisestä yhdelle henkilölle käsittelemään kaikkia saapuvia ja lähteviä postia varmistaakseen, että mikään ei menetä tai väärin suunnattu matkalla määränpäähänsä. Mitä suurempi organisaatio on, sitä enemmän henkilökuntaa tulee osoittaa vastaanottamaan, lajittelemaan, jakamaan ja keräämään kaikki yrityksen postit ja paketit. Kun sähköpostiviestit ovat suosittu valinta viestinnässä ja virallisten asiakirjojen jakamisessa, paperin postinkäsittely voi olla vain osa työntekijän työnkuvausta riippuen tavanomaisen yritysviestintäkanavan kautta kulkevan postin määrästä. Kaupallisia toimituksia varten (esim. UPS, FedEx, DHL) vastaanottovirkailija on yleensä paras henkilö, joka vastaanottaa ja allekirjoittaa saapuvat paketit erinomaisen sijaintinsa vuoksi. Yleensä ei ole hyvä idea luovuttaa kaikki muut postinhallintatehtävät vastaanottovirkailijalle, koska tämä vastuu usein edellyttäisi, että hän jättää pöydänsä ilman valvontaa pitkäksi aikaa.
Luo postilähetysvirtauskaaviot
Postin jakelusta vastaavien johtajien ja työntekijöiden olisi kehitettävä suuntaviivoja, joissa käytetään vuokaavioita, tarkistuslistoja tai mitä tahansa muotoa, jota yrityksesi on miellyttävämpi - että kaikki työntekijät, erityisesti postin jakelua ja keräämistä valvovat työntekijät, seuraavat. Siinä olisi otettava huomioon jokainen postin keräysvaihe: postin kerääminen keskusyksikössä (P.O.-laatikko, postilaatikko, yritystoimisto, pakettien toimitushenkilöstö tai tavanomainen postilaatikko); kokoaminen tiettyyn paikkaan toimistossa, joka on nimetty yksinomaan postin lajitteluun; jakelu joko osastokohtaisille tai yksittäisille postilaatikoille tai luovuttaminen kullekin toimistolle; lähtevän postin kerääminen ja sen varmistaminen, että kaikki lähtevät postit osoitetaan asianmukaisesti ja leimataan; ja pitää postin keräys- / lajittelualue siistinä ja täysin varusteltuina.
Anna tarvittavat tarvikkeet
Varmista, että postin keräys- / jakelupisteessä on kaikki tarvikkeita, jotka työntekijän on tehtävä tehtävässään. Jos yrityksesi on riittävän suuri, jotta postin jakelu tehdään tehokkaammin käyttämällä keskeistä sijaintia, asenna tukeva sähköpostin / kirjallisuuden järjestäjä tai postin lajittelija, jossa on runsaasti reikiä jokaiselle osastolle tai henkilökunnan jäsenelle, ja merkitse ne selkeästi. Osastot vaativat suurempia kuoppia kuin yksilöt, joten anna heille runsaasti tilaa.Pidä hyvin varustettua kaappia tai kirjoituspöytää, jossa on teippirullia ja teippiä. pakkausmateriaali; kuorissa palauttaa eri kokoisia tarroja, jotka on esipainettu yrityksen osoitteella; postitetaan eri kokoisia tarroja, jotka on esipainettu joillakin yrityksesi yleisimmillä sähköpostiosoitteilla; ajan ja päivämäärän leimat; paketin mittakaava; kynät; markkerit; säilytysastiat; ja pieni käsityökalu tai dolly. Älä unohda sisällyttää teollisuuskokoisia silppureita ja kierrätysastioita. Jos yrityksesi käy useamman postin kautta kuin yksi henkilö voi murtaa tai kierrättää, harkitse sopimusten tekemistä ulkopuolisen asiakirjahallinnan / kierrätysyrityksen kanssa käsittelemään työtä.
Seuraa kaikkia saapuvia ja lähteviä viestejä
Luo sähköinen postinhallintajärjestelmä kaikkien saapuvien ja lähtevien postien seurantaan. Jos yrityksesi on vain sinä ja avustaja, voit ohittaa tämän vaiheen, mutta jos valvot suurta osastoa tai yritystä, jossa on kymmeniä työntekijöitä, luo järjestelmä, jossa seurataan päivämääriä, jolloin sähköposti tulee ja tarvittaessa kenelle. On erityisen tärkeää luoda nämä järjestelmät, jos yrityksesi saa paljon arkaluonteisia oikeudellisia asiakirjoja ja paketteja. Tuotteet menetetään jopa pienissä toimistoissa useammin kuin luulisi; on parasta välttää nämä turhauttavat tilanteet luomalla esimerkiksi Excel-laskentataulukko, joka osoittaa, milloin paketti tuli ja milloin sen vastaanottaja tai edustaja väitti.
