Kun rakennushanke luovutetaan tarjouskilpailuun, sen omistaja etsii vastuullista ja pätevää urakoitsijaa tekemään työn kohtuullisin kustannuksin. Tarjousprosessi varmistaa, että potentiaaliset tarjoajat työskentelevät samoista tiedoista, mikä johtaa kykyyn verrata paitsi hintoja, mutta tarjouksen perusteellisuutta.
Mahdollisuudet onnistuneeseen lopputulokseen kasvavat huomattavasti, kun omistaja laatii tarjoajille täydellisen ja tosiasiallisen tiedon. Tätä tietoa kutsutaan tarjouspaketiksi tai tarjousasiakirjoiksi. Näihin asiakirjoihin sisältyvät hankesuunnitelmat, eritelmät, määräluettelot, aikataulutiedot ja tiedot käytettävistä erityisistä laitteista tai tuotteista. Tähän sisältyy myös asiaan liittyvä tieto. Kopio allekirjoitettavasta sopimuksesta on usein osa pakettia, jonka avulla tarjouskilpailun voittajat voivat myös tarkastella sitä uudelleen. Tarjousasiakirjat muodostavat yhdessä osaksi menestyneen tarjoajan sopimusta. Tarjousmäärät ja yksikköhinnat määräävät, kuinka paljon rahaa on maksettava käynnissä olevien maksujen aikana hankkeen elinkaaren aikana.
Julkiset tarjoukset tai viraston tai valtion omistajan tarjoukset noudattavat eri sääntöjä kuin yksityiset tarjoukset. Ne on mainostettava etukäteen, ja ne mahdollistavat pätevien urakoitsijoiden tarjouksen, jos he valitsevat. Yksityiset omistajat voivat halutessaan rajoittaa prosessin vain sellaisiin urakoitsijoihin, jotka he ovat valinneet tarjoajiksi.
Kun tarjoajat saavat tarjouspaketit, ne terävöittävät lyijykynänsä tai tulipaloivat arviointiohjelmistonsa ja määrittävät materiaalikustannukset ja käytettävyyden, tarvittavan työvoiman ja laitteet, työjärjestyksen ja aikataulujen vaatimukset. Ongelmia syntyy joskus hanketta harkittaessa. Esimerkkinä voidaan todeta, että tärkeällä komponentilla on pitkä toimitusaika, joka on ristiriidassa omistajan halutun rakennusaikataulun kanssa. Toinen tyypillinen ongelma ilmenee, kun omistajan toimittamat määrät eivät vastaa määriä, jotka tarjoaja on arvioinut. Kysymyksiä käsitellään pyytämällä omistajalta selvennyksiä. Vastuussa oleva omistaja vastaa sekä näihin kysymyksiin että jakaa uusia tai päivitettyjä tietoja kaikkien tarjoajien kanssa.
Sivustokäynnit järjestetään usein niin, että urakoitsijat voivat tunnistaa mahdolliset ongelmat, jotka voivat olla kalliita, kuten käyttöongelmat tai ristiriidat olemassa olevien rakenteiden tai parannusten kanssa.
Kun tarjouspäivä saapuu, valtion virastot voivat avata tai jättää tarjouksia julkisesti. Jotkut virastot antavat valtuutuksen, että tarjous myönnetään alhaisimmalle tarjoajalle. Tämä on joskus ongelmallista siinä, että alhainen tarjoaja on saattanut tehdä virheen tai muulla tavoin laskenut hankkeen todelliset kustannukset, mikä voi johtaa kulmien leikkaamiseen tai huonompaan työhön rakentamisen aikana. Yksityisillä omistajilla ei yleensä ole julkisia tarjouspyyntöjä. Heillä on suuri harkintavalta käyttää muita kuin urakoitsijan valintaperusteita. Yhdellä urakoitsijalla voi olla korkeampi hinta, mutta se on ehkä havainnut aikataulutushyötyjä hankkeen saattamiseksi verkossa nopeammin esimerkiksi.
Riippumatta siitä, mitä prosessia noudatetaan, julkisia tai yksityisiä, tarjouksia arvioidaan täydellisyyden vuoksi. Sopimuspuoli, joka on sulkenut osan työstä, voidaan esimerkiksi pitää "ei reagoida", ja tämä tarjous voidaan hylätä. Pyydetyt tiedot, joita ei toimitettu, ehkä vakuutuksen tai aiempien hankkeiden luettelon osalta, voivat myös olla peruste hylätä tarjous. Urakoitsijoiden on kiinnitettävä huolellisesti kaikki pyydetyt asiakirjat.
Hyvin hoidetun tarjousprosessin päätyttyä tarjoukset antavat hankkeen omistajille objektiivisen, omenan ja omenan kriteerit, jotta voidaan valita paras urakoitsija.
