Yhtiön koko tilinpäätös sisältää taseen, tuloslaskelman ja rahavirtalaskelman. Yhdessä he vastaavat tärkeimpiin kysymyksiin taloudellisesta terveydestäsi. Onko yrityksellesi liikaa velkaa? Kuinka kannattavaa se on? Kuinka paljon rahaa sinulla on käsilläsi? Suurimpien tilinpäätösten viisi osaa ovat varat, velat, oma pääoma, tuotot ja kulut.
Viisi elementtiä määritellään
Suuret viisi ovat yrityksesi taloudellisen aseman olennaisia osia. Yhdessä ne osoittavat, kuinka hyvin yrityksesi tekee.
Omaisuus omistaa omaisuuttasi, jotka tuottavat taloudellista hyötyä esimerkiksi useilla tilikausilla; rakennukset, valmistuslaitteet, patentit, käteisvarat, myyntisaamiset ja maa. Varat eroavat esimerkiksi sähköstä, joka tuottaa taloudellista hyötyä, mutta käytät sitä välittömästi. Teholaskusi on kustannus, ei omaisuus. Tarvikkeet voivat mennä kumpaankin suuntaan. Tarvikkeet ovat varoja, kunnes niitä käytetään, ja kuluja, kun niitä käytetään.
Velat ovat mitä tahansa, joka on velvollinen maksamaan henkilölle, yritykselle tai hallitukselle. Velat, maksettavat verot ja maksettavat palkat ovat kaikkia velkoja. Toisin kuin kulut, jotka vähennetään tuloistasi tilinpäätöksessä, velat vähennetään omaisuutesi kokonaisarvosta. Jäljelle jää omavaraisuus.
Kirjanpito määrittelee oman pääoman eri tavoin. Omistajien oma pääoma on määrä, jonka omistajat sijoittavat yhtiöön, sekä voittovaroja, mikä on rahaa, jota yhtiö tekee ja ei käytä tai jakaa osinkona. Oma pääoma määritellään myös taseen yhtälöksi: vähennä kokonaisvelat omaisuuserien kokonaisarvosta ja näet, mitä omistajan oma pääoma on. Jos yrityksellä on paljon velkaa tai sen omaisuuserät menettävät arvonsa, taseen oma pääoma voi olla pienempi kuin omistajat.
Liikevaihto on tuotto, jonka yritys tuottaa kertomuksen kattaman ajanjakson aikana. Liiketoiminnan tuotot tulevat tavaroita tai palveluja myyvältä yritykseltä. Liiketoiminnan ulkopuoliset tuotot tulevat muista lähteistä, kuten lainojen koroista tai sijoitetun pääoman tuotosta. Jos kirjanpito toimii käteisperusteisesti, ilmoitat tuloista, kun maksat. Jos käytät suoriteperusteista kirjanpitoa, kirjaat tuloja, kun ansaitset sen. Jos sanot, että teet 1000 dollarin työpaikan asiakkaalle luotolla, tallennat 1000 dollaria heti, kun työ on valmis.
Kustannukset, tulojen kääntöpuoli, ovat rahaa, jonka vietät rahaa. Vuokrat, apuohjelmat ja palkat ovat kaikki kuluja. Myös poistot, jotka ovat omaisuuserän arvon alentuminen ikääntyessään, ovat myös kustannuksia. Myytyjen tavaroiden hankintameno on kululuokka, joka kattaa myymiesi tuotteiden tai palveluiden, kuten työvoiman, materiaalien ja laskutettavien tuntien, tarjoamisesta aiheutuvat kulut. Jos käytät suoriteperustetta, ilmoitat kulut heti, kun olet velkaa rahasta, ei silloin, kun maksat laskun; kassaperusteinen raportoi kustannukset laskun maksamisen yhteydessä.
Taloudellisen aseman osatekijät
Viiden tilinpäätöksen osatekijät vaikuttavat toisiinsa ja vaikuttavat toisiinsa. Esimerkiksi tulot ja kulut ovat tuloslaskelman komponentteja. Kun valmistelet neljännesvuosittaista selvitystä, julkilausuman yläosassa näkyy myyntitulot. Tästä kokonaismäärästä vähennetään kulut ja lisätään sitten ei-operatiiviset tuotot ja vähennetään käyttökustannukset. Laskennan tulos on nettotulosi, joka kertoo, kuinka kannattavaa yrityksesi oli kyseisenä ajanjaksona. Oliko tulosi yli kulujenne? Kuinka paljon? Oliko liiketulos merkittävämpi kuin ei-operatiivinen liikevaihto? Näihin kysymyksiin vastataan tuloslaskelmassa.
Tuloslaskelmassa raportoituja tuloja ei kuitenkaan ole voitu kerätä tai kuluja ei ehkä ole maksettu. Silloin tulee kassavirtailmoitus. Toisin kuin suoriteperusteinen tuloslaskelma, kassavirtalaskelmassa keskitytään vain rahanvaihtoon. Esimerkiksi asiakkaiden maksut vaikuttavat kassavirtaan, ja päinvastoin, myyntisaamiset eivät ole. Yksi tapa luoda kassavirtalaskelma on ottaa tuloslaskelma pois ja poistaa kaikki keräämättömät tulot ja kulut, joita et ole maksanut. Jos käytät liiketoimintaa käteislaskennan avulla, et tarvitse erillistä kassavirtalaskelmaa.
Liikevaihto vaikuttaa myös taseeseen. Oletetaan, että tuodaan 475 000 dollaria neljänneksen aikana, ja kustannukset ovat 250 000 dollaria. Nettotulot 225 000 dollaria lisää omaisuuttasi ja kirjataan myyntisaamisiin tai käteisvaroihin riippuen siitä, kuinka se maksettiin. Varojen arvon kasvaessa, samoin omistajien oma pääoma.
Miksi Five Elements Matter
Tilinpäätös on olennaisen tärkeä yrityksen taloudellisen tilanteen arvioimiseksi. Tuloslaskelma näyttää tulot ja kulut kuukauden, neljänneksen tai vuoden aikana. Jos olet punainen tai voitot ovat ohuita, se voi olla varoitus merkki taloudellisista ongelmista. Rahavirtalaskelma osoittaa, kuinka paljon rahaa sinulla on käsillä. Vaikka olisit kannattavaa, tarvitset rahaa käteisellä maksamaan vesilaskun tai työntekijät. Tase on tilannekatsaus omaisuuseristä, veloista ja omasta pääomasta raportointikauden lopussa.
Tapa, jolla lausumat kuvaavat viittä elementtiä (varat, velat, oma pääoma, tulot ja kulut), tarjoavat tietoa yritykselle tai sen ulkopuolelle, joka on huolissaan sen taloudellisesta tilanteesta. Tieto voi johtaa useampiin kysymyksiin, kuten jos tulot ovat alhaisemmat kuin viimeisellä neljänneksellä, onko ongelma olemassa? Jos taseessa on merkittäviä velkoja, onko se merkki, jonka olet ottanut liian paljon velkaa? Jos liikevaihto on korkea, mutta rahaa on vähän, tarvitsetko asiakkaat maksamaan nopeammin? Teetkö huomattavasti parempaa tai huonompaa kuin alan keskiarvo?
Miksi tilintarkastukset ovat tärkeitä
On monia tapoja, joilla yritys voi tuhota viisi elementtiä, jotta liiketoiminta näyttää taloudellisesti terveenä tilinpäätöksessä, kun todellisuudessa se kamppailee:
- Täytä myynti, jota ei koskaan tapahtunut.
- Ilmoita tulot ennen kuin olet ansainnut sen.
- Ylitä varojen arvoa.
- Pyydä varoja, joita ei ole.
- Luo vääriä kustannuksia, jotta voit kattaa upotuksen. Esimerkiksi johtaja tallentaa 5 000 dollarin oston, joka ei ole koskaan tapahtunut. Sen sijaan rahat menivät suoraan omaan taskuunsa.
Onnistuneet yritykset ottavat käyttöön valvontatoimenpiteitä tällaisen petollisen raportoinnin estämiseksi. Jos jokainen suuri osto edellyttää kahden henkilön allekirjoittamista, esimerkiksi yhden henkilön on vaikeampi tehdä petoksia. Kaikki yritykset eivät kuitenkaan tee tätä. Tämä on yksi syy tilinpäätöksen tarkastamiseen. Toinen on se, että vakiintuneet kirjanpitokäytännöt ovat muuttuneet yhä monimutkaisemmiksi, mikä helpottaa virheiden tai petosten liukumista halkeamien läpi. Vuotuisten tarkastettujen lausuntojen tekeminen on pakollista, jos olet julkisesti noteerattu yritys.
Tarkastetut lausunnot ovat kalliita, koska ne ovat perusteellisia. Ensinnäkin tilintarkastaja tutkii yritystäsi ja tarkastelee mahdollisia virheitä tai petoksia taloudellisen aseman osissa. Seuraavaksi he testaavat sisäisiä ohjaimia. Jos näyttää siltä, että joku olisi erittäin vaikea maksaa kustannuksia tai luoda fiktiivisiä tuloja, tilintarkastajan ei tarvitse olla aivan yhtä kattava. Jos hallintasi ovat huolimattomia, tarkastus kiristyy.
- Onko taseessa ilmoitetut varat olemassa?
- Onko saatavien saldo tarkka?
- Vahvistatko pankkitiedotteesi rahavarat, jotka olet sanonut?
- Vahvistavatko velkojat, että taseessa olevat velat ovat tarkkoja?
- Ovatko tuloslaskelman raportoidut kulut oikeat?
Kun tilintarkastaja tarkastaa viisi tekijää ja miten olet ilmoittanut ne, saat tilintarkastajan lausunnon:
- Hyväksyttämätön lausunto kuulostaa huonolta, mutta se on todella hyvä uutinen. Tilintarkastaja sanoo, että lausunnot ovat hyviä, ilman varauksia.
- Pätevä lausunto kertoo, että tilinpäätöksesi ovat pääosin hyviä, mutta joitakin tietoja ei voitu vahvistaa.
- Haitallinen lausunto sanoo, että on olemassa vakavia ongelmia, jotka on korjattava.
- Tilintarkastajan vastuuvapauslauseke sanoo, että mielipidettä ei ole mahdollista muodostaa. Tämä voi johtua siitä, että asiakirjojen puuttuminen oli liian monta vahvistaakseen, että elementit ovat tarkkoja, tai että johtoryhmä kieltäytyi yhteistyöstä.
