Ajan myötä voi saada vaikeampaa jäljittää valmistuneet opiskelijat kokouksiin tai erityisiin kouluun liittyviin tapahtumiin. Lukion alumniyhdistys auttaa tukemaan yksittäisiä tutkinnon suorittaneita tapahtumia pitämällä päivitetyn luettelon kaikista kouluista valmistuneista. Ennen kuin voit järjestää erityisiä tapahtumia ja pyytää lahjoituksia tai maksuja, tarvitset yhdistyksen, joka on sitoutunut alumnitapahtumien suunnitteluun ja ylläpitoon.
Päästä lukion tutkinnon suorittaneille luokkatovereille, joiden kanssa olet vielä yhteydessä, muodostaaksesi eturyhmän. Kun olet järjestänyt kokouksen tämän ryhmän kanssa, pyydä jokainen ryhmän jäsen kommunikoimaan luokkatovereiden kanssa, joiden kanssa he ovat vielä yhteydessä, mahdollisesti liittyäkseen ryhmään.
Tapaa koulun edustajia, jotta he tietävät, että olet aloittamassa lukion alumnien liittoa. Selvitä, onko tämä kokonaiskouluyhdistys kaikille valmistuville luokille tai yksittäiselle tutkinnon suorittaneelle luokalle. Pyydä luetteloa valmistuneiden opiskelijoiden nimistä ja osoitteista koulun tiedostoista. Tämä antaa sinulle lähtökohdan, jonka avulla voit aloittaa luettelon luomisesta tutkinnon suorittaneille ja käynnistää tietokannan.
Anna jokaiselle eturyhmän jäsenelle useita nimiä jatko-luettelosta päivittääksesi alumnien yhteystiedot. Pyydä jokaista eturyhmän henkilöä seuraamaan luokan jäseniä ottamalla yhteyttä muihin luokkatovereihin, joita he edelleen tuntevat tai kommunikoivat sosiaalisen median verkkosivuilla tai etsimällä niitä verkossa. Päivitä alumniluettelo nykyisiin sähköpostiosoitteisiin, katuosoitetietoihin tai molempiin.
Kirjoita alumnitutkinnon suorittaneille kirje, jossa selitetään suunnitelmat luoda alumnien yhdistys. Pyydä heitä toimittamaan päivitetyt yhteystiedot. Pyydä heitä, jotka ovat kiinnostuneita osallistumaan alumniyhdistykseen, ottamaan yhteyttä eturyhmän jäseniin.
Laadi esityslista alumniyhdistyksen ensimmäiselle kokoukselle. Esityslistan tulisi sisältää suunnitelmia järjestön organisaatiorakenteen kehittämiseksi, kuten sääntöjä, tehtävänkuvausta, toimintasuunnitelmaa, tavoitteita, assosiaationeuvoston ehdokkaita ja vaaleja sekä mahdollisia rahoitusrakenteita.
Järjestäkää kokous sellaisten henkilöiden joukosta, jotka ovat kiinnostuneita osallistumaan johtoryhmään tai liiton hallitukseen. Päätä, milloin pitää virkailijoiden nimitykset ja vaalit ja äänestysmekanismi. Järjestä komitea, joka vastaa organisaation sääntöjen kehittämisestä ja toisesta ryhmästä ideoiden rahoittamiseen, kuten vapaaehtoisten lahjoitusten, vuosittaisten maksujen tai sponsorointien rahoittamiseen.
Pidä upseerin vaalit ja virallistaa organisaation säännöt.
Pyydä yksittäisiä vapaaehtoisia osallistumaan erillisiin valiokuntiin käsittelemään yhdistyksen viestintää, varainhankintatoimia, maksujen kokoelmia, jos ne on perustettu, ja yhdistämistapahtumia.
Suunnittele valiokuntien kokousten päivämäärät ja koordinoi tulevat hallituksen kokoukset valiokunnan päivityksiin. Suunnittele esimerkiksi seuraava johtajuus tai hallituksen kokouspäivämäärä, -aika ja -paikka ja sisällyttäkää esityslistalle valiokunnan esitys ehdotetusta assosiointimaksujärjestelmästä ja ehdotti varainhankintatoimia tarkistamista ja hyväksymistä varten.
