Toteutusraportissa kuvataan tavoitteet, jotka saavutettiin tietyn ajan kuluessa. Pienyrityksille tämä voi olla erityisen hyödyllistä onnistumisen seurannassa, kannattavuuden varmistamisessa ja prosessien ja menettelyjen parantamisessa. Se on myös erinomainen tapa kertoa saavutuksista hallituksen jäsenille, sijoittajille ja asiakkaille.
Valmistelu kirjoittaa raportin
Täytäntöönpanoraportit vaativat paljon tiedonkeruuta ja valmistelutyötä. On tärkeää saada tarvittavat tiedot valmiiksi ennen kuin aloitat. Jos tiedät, että kirjoitat esimerkiksi seuraavan tilikauden suoritusraportin, voit aloittaa kirjaamisen kaikista tärkeimmistä saavutuksista, kun ne tapahtuvat päiväkirjassa. Tällä tavoin, kun raportin kirjoittamisen aika on aika, sinulla on paljon valmistelutyötä.
On myös hyvä määritellä selkeästi raporttisi yleisö. Esimerkiksi raporttisi lähetetään hallituksen jäsenille pienyrityksellesi tai käytetäänkö sitä vain työntekijöiden sisäisesti? Aiotteko julkaista saavutusselvitystäsi yleisölle vai aiotteko se vain sijoittajille ja pääomasijoittajille? Vastaamalla tällaisiin kysymyksiin voit päättää, mitä tietoja haluat sisällyttää. Jos teet saavutusselostuksen julkiseksi, voit ehkä haluta sisällyttää raporttiinsi mitään omistusoikeudellisia tai luottamuksellisia tietoja.
Päätä raporttisi aikataulu. Jotkin organisaatiot julkaisevat saavutusselvityksen jokaisen vero- tai kalenterivuoden aikana, kun taas toiset haluavat tehdä sen neljännesvuosittain tai kahdesti vuodessa. Kun pidät mielessä aikaa, tiedät milloin aloittaa saavutusten tallentamisen.
Sisällyttävät tiedot
Saavutuskertomuksen tavoitteena on näyttää lukijalle, mitä yrityksesi on saavuttanut tietyn ajan kuluessa. Aloita lyhyt yhteenveto, joka antaa näkymän yrityksesi tehokkuudesta ja antaa yleiskuvan siitä, mitä raportissa on. Kerronnan raporttirakenteen tulisi sisältää organisaation itselleen asettamat tavoitteet, niiden saavuttamisen, konkreettiset menestysmittaukset, haasteet yrityksellesi, organisaation tekemät muutokset toimialallasi ja yrityksesi arvo kokonaisuutena. Liiketoiminnan vision ja lähetyslausuntojen sisällyttäminen on myös hyvä tapa kertoa lukijalle, mitä organisaatiosi on kyse.
Muista sisällyttää esimerkkejä merkittävistä saavutuksista koko raportin ajan ja olla mahdollisimman tarkka. Jos esimerkiksi yksi avainliiketoimintatavoitteistasi oli allekirjoittaa 25 uutta asiakastiliä ja saavutit tämän tavoitteen kirjautumalla 30: een, voit tarkistaa, miten teit tämän. Et vain saavuttanut tavoitettasi, mutta ylitit sen muuttamalla myyntistrategiaa, palkkaamalla uuden markkinointijohtajan ja kehittämällä tiukan myyntikanavan. Tämä ei vain osoita lukijalle, että olet saavuttanut tavoitteet, mutta kertoo heille enemmän arvosta, jonka organisaatio tuo liiketoimintaympäristöön. Esitellessäsi yksityiskohtia, esität toimien taustalla olevan strategian.
Suoritusraportin alustaminen
Sen sijaan, että kirjoittaisit useita tiheitä kappaleita sisältäviä sivuja, joita voi olla vaikea ottaa käyttöön, on parasta vaihtaa raportin muotoilua. Sisällytä kuvia yrityksistänne ja työntekijöihisi, jotka auttoivat saavuttamaan tavoitteesi. Luo infographics, joka lukee lukijan ja kertoo tarinoita saavutuksista. Käytä pöytäjulkaisuohjelmistoa luomaan kiillotettu ja muodollinen asiakirja, joka kehottaa lukijaa osallistumaan koko sisältöön. Varmista, että käytät raporttiyhdistelmää yhdistelmänä kappale- ja luettelomerkkejä sekä erilaisia otsikoita.
