Sisäisen valvonnan tarkastukset antavat johdolle varmuuden valvontakeskustensa tehokkuudesta. Tarkastukset voivat tehdä sisäiset tai ulkoiset tilintarkastajat, mutta myös laadunvarmistushenkilöstö tai jopa osaston johto. Sisäisen valvonnan tarkasteluihin sisältyy vaiheita, joiden avulla: määritetään tarkasteluhankkeen laajuus; sisäisen valvonnan testaaminen näytteenoton, haastattelujen, läpiviennin ja havaintojen avulla; dokumentoidaan testit ja niiden tulokset standardoiduissa työpapereissa; ja raportointitulokset.
Tiivistelmä
Valmistele yksi-kaksi-sivuinen tiivistelmä sisäisestä valvonnasta, joka sisältää tiedot seuraavissa vaiheissa.Vanhemmat ja johtajat käyttävät tiivistelmää ymmärtääkseen havaitut valvontakysymykset ja johdon suunnitelmat näiden ongelmien korjaamiseksi.
Anna lyhyt kuvaus tarkistetusta alueesta, mukaan lukien asiaankuuluvat luvut, kuten yrityksen tai osaston koko, tulot tai kulut ja henkilöstö. Kuvaus on hyödyllinen lukijoille, jotka eivät tunne tarkistetun alueen tietoja.
Käytä johdon muistioa, jossa tarkastelua suunniteltaessa laaditaan yhteenveto sisäisen valvonnan tarkistuksen tarkoituksesta, mukaan lukien kaikki toiminnot, alueet tai vastuut, jotka eivät kuulu hankkeen soveltamisalaan.
Anna yhteenveto havaituista sisäisen valvonnan heikkouksista, mukaan lukien tieto kunkin ongelman vakavuudesta, ja kerro lyhyesti, miten johto aikoo ratkaista puutteet. Sisäisen valvonnan heikkous voi olla käteisvarojen yhteensovittamisen epäonnistuminen tai holvin tai turvallisen turvallisuuden riittämättömyys.
Sisäisen tarkastuksen instituutin, kansainvälisen ammattiliiton, joka on maailman johtava auditointi-, sertifiointi-, teknisen ohjauksen ja tutkimuksen johtaja, edellyttämä korkean tason lausunto ja / tai johtopäätös. (Katso viitteet) Lausunnot ja johtopäätökset perustuvat sisäisen valvonnan tarkastelun tulosten arviointiin ja valvontaympäristön tehokkuuden määrittämiseen.
Allekirjoita ja päivitä raportti. Johtavan tarkastajan ja / tai heidän johtajansa on allekirjoitettava sisäisen valvonnan raportti.
Sisällytä luettelo henkilöistä, jotka kopioidaan raporttiin, sekä mahdolliset raportin jakelun tai käytön rajoitukset. Osastohallinto, asiaankuuluva ylimmän johdon ja toimeenpanevan johdon tulisi olla jakelulistassa. Jakelurajoitukset voivat ilmetä, jos tarkastelun aikana havaitaan petoksia tai arkaluonteisia oikeudellisia asioita.
Yksityiskohtaiset havainnot, suositukset ja korjaavat toimintasuunnitelmat
Antakaa yhteenveto jokaisesta tunnistetusta valvonnan heikkoudesta käyttäen tosiseikkoja ja tilastollisia yhteenvetoja testaustiedoista, jotta osoitetaan heikkouden merkitys. Arvioi jokainen heikkous vakavuuden mukaan ja laittakaa heikkoudet vaikeimmista vähiten.
Sisällytä suositus, joka korjaa valvonnan heikkouden, jos yrityksen käytäntö sitä vaatii tai johto pyytää sitä. Anna riittävästi yksityiskohtia siitä, että lukija ymmärtää selkeästi, mitä toimia ongelman ratkaisemiseksi on toteutettava.
Sisällytä johdon korjaavat toimet sisäiseen valvontakertomukseen, jos yrityksen käytäntö sitä edellyttää tai johto sitä pyytää. Mukaan lukien korjaavien toimien asiakirjojen hallinnan sitoutuminen muutoksiin ja mahdollistaa myös korjaavien toimien toteuttamisen tarkka seuranta.
Sisällytä tietty päivämäärä korjaussuunnitelman toteuttamisesta ja sen vastuuhenkilön nimi, joka on vastuussa toiminnasta.
