Projektinhallintaraportit tarjoavat tietyn hankkeen edistymistä. Ne on yleensä kirjoitettu projektin virstanpylväissä, mutta asiakas tai esimies voi pyytää niitä milloin tahansa. Projektinhallintaraportit ovat tärkeitä, koska ne mahdollistavat hankkeen johtajan arvioida edistymistä vertaamalla sitä alkuperäiseen suunnitelmaan. Tämä antaa johtajalle mahdollisuuden viestiä ja selittää mahdolliset muutokset, viivästykset, ongelmat ja positiiviset seikat kaikille sidosryhmille. Projektinhallintaraporttien ei tarvitse olla pitkiä, vaan niiden tulisi koskea kaikkia projektin näkökohtia.
Anna hankkeiden tunnistetiedot: hankkeen nimi, hankkeen numero (jos sellainen on), asiakkaan nimi, yhteyshenkilöt, jos asiakas on yritys tai organisaatio, hankkeen aloituspäivä ja osoite, jossa hanke suoritetaan tarvittaessa. Ilmoita myös projektipäällikön (PM) nimi, raportin kirjoittajan nimi, jos kirjoittaja on joku muu kuin PM, ja päivä, jona raportti kirjoitetaan.
Luettele kaikkien osapuolten nimet, joille projektinhallintaraportti jaetaan. Sisällytä kaikki urakoitsijat, työntekijät, esimiehet tai asiakaskontaktit, jotka saavat kopion raportista. Sisällytä luettelon alareunaan "Tiedosto", joka osoittaa, että raportin kopio on sijoitettu projektitiedostoon.
Arvioi projektin nykyinen laajuus verrattuna alkuperäiseen projektialueeseen. Huomioi muutokset, jotka on tehty, ja sisällyttäkää muutoksen pyytäneen osapuolen nimi ja muutoksen hyväksyneen nimi.
Arvioi nykyinen projektiaikataulu suunnitellun aikajanan mukaan. Selitä mahdolliset viivästykset tai voitot ja ilmoita, miten ne vaikuttavat kokonaisaikatauluun. Ilmoita, onko viivästykset ratkaistu tai ratkaistu. Selittäkää ratkaisematta olevat viivästykset suunnitelmasta ratkaista ongelma ja ilmoittaa, kun ennakoit ongelman ratkaistavaksi. Jos valmistumispäivä on muuttunut, anna uusi viimeistelypäivä.
Vertaa nykyistä budjettia alkuperäiseen talousarvioon. Harkitse molempia kustannuksia (summa, jonka myyjä maksaa työhön ja materiaaleihin hankkeen loppuunsaattamiseksi) ja hintaa (mitä asiakas maksaa hankkeen päätyttyä). Muista sisällyttää kustannusten tai hinnan muutokset, jotka johtuvat soveltamisalan muutoksista. Liitä päivitetty hankkeen budjetti tarvittaessa.
Vertaa nykyistä riskialuetta alkuperäiseen riskinarviointilomakkeeseen. Ilmoita, mitkä riskit on poistettu ja jotka ovat edelleen olemassa. Luettelo kaikista uusista riskeistä, jotka ovat syntyneet yhdessä niiden mahdollisen budjetin ja aikajanojen vaikutusten kanssa. Tarjoa suunnitelma uusien riskien välttämiseksi tai niihin reagoimiseksi.
Kirjoita asiakirja. Jos asiakirja on useampi kuin yksi sivu, jokainen sivu alkaa. Jotkin yritysmenettelyt edellyttävät myös, että esimies ja / tai asiakas allekirjoittavat kaikki projektinhallintaraportit.
vinkkejä
-
Älä unohda sisällyttää hyviä uutisia! Sisällytä kaikki kustannukset ja ajan säästöt raporttiin.
Dokumentoi kaikki toimittajan virheet, jotka vaikuttavat aikajanaan tai budjettiin. Saatat pystyä lataamaan toimittajat veloitetusta ajasta tai rahasta.
