Palkkahallintojärjestelmä on väline, jonka avulla voit käsitellä palkanlaskennan, jotta tarvittavat liittovaltion ja valtion vaatimukset voidaan täyttää. Erityisesti Yhdysvaltain työministeriö edellyttää, että työntekijät korvaavat työntekijät oikein ja ajoissa; Internal Revenue Service vaatii liittovaltion palkanmaksun pidättämistä; valtion työvoimatoimisto vaatii sinua soveltamaan valtion työlainsäädäntöä, ja valtion verovirasto vaatii valtion palkkasummamaksujen pidättämistä. Kun suunnittelet palkkajärjestelmää, valitse se, joka parhaiten sopii tarpeisiisi.
Arvioi palkkahallintovaatimuksesi sopivan järjestelmän määrittämiseksi. Manuaalinen järjestelmä edellyttää käsin suoritettavaa palkanlaskennan käsittelyä. Sillä on lisääntynyt virheriski, joten käytä sitä vain, jos sinulla on vain vähän työntekijöitä. Sisäinen tietokoneistettu järjestelmä vaatii käsittelyä palkkaohjelmistojen avulla. Käytä sitä yksinkertaistamaan palkanlaskennan käsittelyä. Ulkoinen järjestelmä edellyttää palkkasummien ulkoistamista palkkahallinnon palveluntarjoajalle. Käytä sitä, jos haluat poistaa tai vähentää huomattavasti palkkahallintatehtäviäsi.
Luo manuaalinen järjestelmä, jos valitset sen. Osta vakioaikalehtiä toimistotarvikeliikkeessä tai luo ne taulukkolaskentaohjelmalla tai toimistopakettiohjelmalla. Osta tyhjiä palkkaselvityksiä toimistotarvikeliikkeestä tai käytä pankkitarkastuksia. Käytä kirjoituskoneita palkkakirjojen tai käsinkirjoitusten tulostamiseen.
Tämä järjestelmä vaatii laskemaan palkat ja vähennykset manuaalisesti. Pysy ajan tasalla liittovaltion lähdeveroa, veroilmoitusta ja vero-talletuslakia IRS Circular E.: n kautta. Ota yhteyttä valtion tulovirastoon valtion palkanlaskennan verotusta koskevista ohjeista. Tarkista palkkasumma kolminkertaisesti ennen palkkakirjojen myöntämistä. Tiedostojen arkistointiraporttien tiedostojen tallentaminen luottamukselliselle alueelle.
Tee sisäinen tietokonejärjestelmä, jos valitset sen. Osta palkkaohjelmisto, joka vastaa parhaiten tarpeitasi. Pienyritykset voivat esimerkiksi käyttää QuickBooksia, keskisuuret yritykset voivat käyttää Ultimate-ohjelmistoa, ja suuremmat yritykset voivat mennä Mangroven kanssa. Voit käyttää tuntikausia työntekijöitänne säännöllisesti, mutta tietokonepohjainen kellon järjestelmä, kuten Kronos, on tehokkaampi, koska sen avulla voit tuoda ajan palkkaohjelmistoihin. Ohjelmisto laskee palkat ja vähennykset, mahdollistaa suoran talletuksen, tulostaa palkkakirjoja ja maksaa palkkioita, liittää järjestelmään liittovaltion ja valtion verotustaulukot ja tallentaa ja tulostaa palkkaselvityksiä.
Tee ulkoinen järjestelmä, jos valitset reitin. Useimmat palkkahallinnon palveluntarjoajat vaativat, että lataat palkkasummasi tuntia Internetin välityksellä tai lähetät ne faksilla tai sähköpostilla. Palveluntarjoaja käsittelee palkanlaskentaasi ja lähettää sinulle paychecks- ja palkkaselvityksiä jokaisella palkkapäivällä. Jotkin yritykset mahdollistavat verkkoon pääsyn järjestelmään, jonka avulla voit tulostaa raportteja ja palkkioita omaan lasertulostimeen.
Järjestelmää luotaessa palveluntarjoajan olisi pitänyt allekirjoittaa molemminpuolisesti sovittu sopimus, joka sisältää yksityiskohtaiset tiedot palveluistaan ja antaa sinulle luettelon hinnoista. Suoraan talletustarkoituksiin anna palveluntarjoajalle pankkitili ja reititysnumero. Jos palveluntarjoaja käsittelee vero- ja etuuksiaan, sen olisi pitänyt allekirjoittaa valtuutusasiakirja, joka antaa sille luvan.
vinkkejä
-
Voit saada IRS-maksuja kolmannen osapuolen tekemistä verovirheistä. Näin ollen aina tarkista palkkasummapalveluntarjoajan työ. Luo vuokaavio palkkajärjestelmääsi varten. Kaaviossa esitetään tehtävät, jotka liittyvät palkkahallinnon käsittelyyn alusta loppuun valitun järjestelmän perusteella.
