Huolimatta nykypäivän tietokoneiden ja kirjanpito-ohjelmien hienostuneisuudesta peruspalkkaprosessi on lähes sama kuin vuosikymmeniä sitten. Hyvin harvat yritykset tallentavat ja käsittelevät palkanmaksuja käsin, mutta yritysten johtajien on tärkeää ymmärtää, miten palkkahallintaprosessi toimii työvoimakustannusten asianmukaisen hallinnan ja mahdollisten kalliiden ongelmien ratkaisemiseksi. Tämä pätee myös silloin, kun ulkoistat palkanlaskentaoperaatiot, mikä on suosittu vaihtoehto. Palkkalaskutusprosessi alkaa siitä, että työntekijöille asetettu aika tallennetaan. Tämä voi olla niin yksinkertaista kuin käsinkirjoitettu aikalehti tai siihen voi liittyä tietokoneavusteisia kelloja, jotka välittävät tiedot suoraan tietokoneeseen, joka käsittelee palkanlaskennan. Ennen palkkahallinnon käsittelyn aloittamista uusien työntekijöiden tai niiden henkilöiden, joiden asema on muuttunut, on täytettävä lomake W-4 vapautusten pidättämiseksi.
Palkan laskeminen
Työnantaja kerää kaikki työntekijän aikarekisterit palkka-ajan päättyessä, joka voi olla viikoittain, kahdesti viikossa tai jossakin muussa jaksossa). Ensimmäinen askel palkanlaskennan laskemisessa on löytää työntekijän bruttopalkat, jotka voivat olla yhtä yksinkertaisia kuin työtuntien lisääminen ja kertominen henkilön palkkatasosta. Oikaisuja voidaan tarvita ylityön, palkkioiden, vinkkien ja muun korvauksen sisällyttämiseksi. Korvaukset liiketoimintaan liittyvistä kuluista, kuten mittarilukemista, sisältyvät usein työntekijän palkkaan palkan laskennan jälkeen, koska nämä korvaukset eivät ole veron alaisia. Seuraava vaihe on työntekijän lähdeveron määrittäminen. Tätä varten tarvitset työntekijän W-4- ja IRS-julkaisut 15 Circular E. Palkkio, johon sovelletaan liittovaltion tuloveroa, on bruttopalkka miinus pidätysmaksujen kokonaismäärä.
verot
Palkanlaskennan monimutkaisin osa on verojen laskeminen. Palkanlaskennassa verot jakautuvat kahteen ryhmään: ne, jotka työntekijä maksaa ja vähennetään bruttopalkasta ja työnantajan maksamista palkkioista. Työntekijät maksavat kolme liittovaltion veroa: tulovero, sosiaaliturva ja Medicare. Täydelliset ohjeet näiden verojen laskemiseksi löytyvät julkaisusta IRS 15. Useimmissa maissa on myös valtion tulovero. Valtion veroja koskevat ohjeet ovat saatavilla valtion tulo- tai vero-osastolta. Työnantajan maksamat verot ovat työnantajan osuus sosiaaliturvasta ja Medicaresta, liittovaltion työttömyysverosta ja valtion työttömyysverosta - FUTA ja SUTA. Laske nämä käyttämällä IRS-julkaisua 15. FUTA- ja SUTA-verot on yhdistettävä, koska FUTAlle on myönnetty luotto SUTAlle.
maksaminen
Palkkasummaprosessin lopullinen tila on maksaa työntekijälle ja maksaa veroja. Palkkasummien tarkistaminen on melko yksinkertaista. Tarkastus itsessään on aivan kuten mikä tahansa muu tarkistus. Palkkakirjojen mukana tulee kuitenkin palkkasumma, joka on kirjallinen luettelo palkoista, veroista ja muista vähennyksistä tai oikaisuista. Palkkalaskenta, joka on täytetty jokaisella erällä ja vuosittaiset summat, annetaan työntekijälle hänen tietueilleen. On aina viisasta tarkistaa palkkakirjat ennen niiden jakamista, koska virheet voivat olla kalliita. Et esimerkiksi halua selvittää, että vastaamatta jäänyt painallus aiheutti 3 000 dollarin palkkion, kun oikea määrä on 300 dollaria. Lähetä pidätetyt verot IRS- tai valtion tulopalveluun ohjeiden mukaisesti.
