Kun hallitset työryhmää, on tärkeää määritellä kunkin jäsenen roolit varhain. Jos näin ei tapahdu, tiimin jäsenet ovat hämmentyneitä ja epävarmoja siitä, miten heidän pitäisi jatkaa hanketta. Voimaharjoituksia voi esiintyä, koska jäsenet eivät ole varmoja siitä, kuka on viime kädessä vastuussa tiettyjä tehtäviä koskevien päätösten tekemisestä. Roolien määrittely auttaa myös varmistamaan, että hallitset aikaa ja hankkeen budjettia tehokkaasti. Tiimin vetäjänä tai johtajana voit edistää tuottavampaa työpaikkaa antamalla asianmukaiset roolit loogisella tavalla.
Analysoi kunkin työryhmän jäsenen vahvuudet, taustat ja kyvyt. Sinun on ymmärrettävä jokaisen jäsenen valmiudet ja tietämys ennen lopullisen päätöksen tekemistä rooleista, joita he aikovat toteuttaa hankkeen onnistuneeksi suorittamiseksi. Puhu työryhmänne yksittäisiin jäseniin alustavassa kokouksessa tai yksilöllisesti keskustellaksesi heidän erilaisista taitojaan tarvittaessa.
Luettele kaikki työhankkeesi tavoitteet - sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. Ole erityinen ja sisällytä kunkin tavoitteen saavuttamisen määräaika.
Yhdistä tiimin jäsenet jokaiselle tavoitteelle, jonka olet luetellut "vastuullisena osapuolena", joka perustuu kunkin henkilön kykyihin ja vahvuuksiin. Jos esimerkiksi tiedät, että yhdellä tiimin jäsenellä on kokemusta mainosten suunnittelusta, hän on vastuussa mainosten luomisesta ja lähettämisestä projektille. Luo jokaiselle roolille nimi, esimerkiksi "mainoshankkeen johto". Saatat joutua antamaan jokaiselle projektin tavoitteelle useamman kuin yhden henkilön.
Määritä alkuhanke, jossa voit määrittää roolit työryhmälle. Luo tulostettu kopio tavoitteistasi, joka sisältää kunkin vastuullisen osapuolen nimet. Selitä kunkin henkilön rooli yksityiskohtaisesti sen varmistamiseksi, että jokainen tietää kuka raportoi, jos hänellä on kysymyksiä työprojektin osasta. Kannustakaa jäseniä esittämään kysymyksiä selventämiseksi ennen kuin jatkat hanketta.
