Ylimääräisten tehtävien välittäminen yrityksen sisäisen muistion kautta on hyvä tapa vahvistaa vastuullisuutta ja varmistaa, että työntekijä ymmärtää uudet tehtävät. Aivan kuten mitä tahansa muuhun yritystietoon, pidä se lyhyt ja suoraviivainen sisällyttämällä siihen vain niin paljon tietoa, että työntekijä ymmärtää ohjeet.
Muistion muoto
Kirjoita selkeä ja kuvaileva nimi. Jos lähetät muistion sähköpostitse, kirjoita myös otsikkokenttä aiheeseen, merkitse sähköpostiviesti, jossa on erittäin tärkeä lippu, ja kirjoita vastaanottoilmoitus. Vaikka sinun pitäisi yleensä noudattaa tyypillistä muistilomaketta sisällyttämällä otsikko, avauslauseke, tehtäväsegmentti ja sulkeminen, keskustelu- ja yhteenveto-osiot eivät yleensä ole tarpeen. Käytä tehtäväsegmentissä numeerista luetteloa tai luettelomerkkejä tunnistaaksesi ja korostamalla uusia tai lisätehtäviä.
Informatiivinen sisältö
Avaus- ja tehtäväsegmentit ovat tämäntyyppisen muistion tärkeimmät osat. Anna tarvittavat tausta-tiedot avaamisosassa. Esimerkiksi kerro työntekijälle, miksi annat lisätehtäviä ja kun nämä uudet tehtävät alkavat. Toimita päivämäärät ja kellonajat kaikille kokouksille, jotka voivat tapahtua ennen kuin työntekijä ottaa lisää tehtäviä. Anna tarvittaessa yhteyspiste, johon työntekijä voi viitata kysymyksiin. Määritä jokainen ylimääräinen tulli - selkeästi ja kokonaisuudessaan - tehtävän segmentissä. Sulje muistio lyhyellä kiitoksella ja vilpittömällä tuella.
