Erityistapahtumien hallinnassa voi olla vaikea arvioida menestystä, koska asiat menevät harvoin suunnitellusti ja parannuksia on aina mahdollista. Erikoistutkimusten avulla erityistapahtumien onnistumisen mittaaminen on paljon helpompaa. Aukkojen analyysi luo joukon tavoitteita ennen tapahtumaa ja vertaa näitä tavoitteita todellisiin tuloksiin. Näin voit arvioida, kuinka onnistunut tapahtuma on ollut näiden tavoitteiden saavuttamisessa.
Kirjoita muistiin luettelo tavoitteista, jotka haluat saavuttaa ennen erityistä tapahtumaa. Näiden tavoitteiden tulisi olla mitattavissa. Esimerkkejä erityistapahtuman tavoitteista voivat olla osallistujien lukumäärä, tiedotusvälineiden kattavuus, kulut tai tuotemerkin lisääminen. Riippumatta siitä, mitä tavoitteita valitset, varmista, että ne ovat sitä, mitä pidät erityisen tapahtuman onnistumisen kannalta. Tavoitteiden tulisi olla erityisiä; jos tavoite on osallistujien lukumäärä, kirjoita haluamasi numero.
Kirjoita luettelo tapahtuman jälkeisistä saavutuksista. Sisällytä vain ne, jotka olette asettaneet tavoitteissasi. Jälleen haluat käyttää tiettyjä lukuja. Varmista, että käyttämäsi luvut ovat verrattavissa tavoitteisiinne. Esimerkiksi, jos tavoitteena oli jakaa 100 mainosyksikköä tapahtumaan, saavutuksesi on mitattava yksikköinä (ei tapauksia, puntaa tai dollarin arvoa).
Laske tavoitteiden ja saavutusten välinen ero. Tämä on suhteellisen yksinkertainen prosessi: otat yksinkertaisesti kuvan, jonka valitsit tavoitteellesi ja saavutetulle arvolle, ja laske sitten näiden kahden välinen ero. Jos sinulla oli tavoite myydä 3000 lippua erityistapahtumaan ja todellinen luku oli 2 000, sinulla on 1 000 lipun ero. Jos myyt 3 000 tai enemmän lippua, ei ole mitään aukkoa.
Kirjoita raportti tapahtumaan merkittyjen aukkojen perusteella. Tämä auttaa sinua parantamaan tulevien erikoistapahtumien järjestämistä. Sinun tulisi sisällyttää kaikki puutteet, mahdolliset selitykset ja parannusehdotukset, sekä kaikki saavutukset, joissa ei ole aukkoja, ja selittäkää, miksi tavoite saavutettiin.
Jaa raportti kaikille asianomaisille osapuolille, mukaan lukien kaikki, jotka ovat työskennelleet erityistapahtumassa ja työskentelevät vastaavien tapahtumien parissa tulevaisuudessa. Näin he voivat ymmärtää edellisen tapahtuman suorituskyvyn aukkoja ja antaa heille neuvoja siitä, miten tulevaisuudessa voidaan tehdä parannuksia. Tämä vähentää tulevia suorituskyvyn aukkoja.
vinkkejä
-
Muista käyttää vain mitattavissa olevia tavoitteita. Jos käytät vähemmän konkreettista tavoitetta, kuten tuotemerkin lisäämistä, sinulla on oltava mitattava suorituskykyindikaattori, kuten 20 prosentin lisäys tapahtuman osallistujien brändin tuntemukseen.
Varoitus
Käytä vain tiedossa olevia tietoja, jotka ovat luotettavia. Arviot tai arviot eivät tuota hyödyllisiä tuloksia ja voivat aiheuttaa virheellisiä johtopäätöksiä.
