Kirjanpitäjän tehtävät päivähoidossa eivät ole täysin erilaisia kuin kirjanpitäjän tehtävät muuhun palvelupohjaiseen liiketoimintaan, mutta vastuut ovat huomattavasti suuremmat. Koska päivävaraukset ovat velvollisia antamaan verovelvollisia lapsille vanhemmille kokonaisvuotta, on huolehdittava siitä, että tapahtumia kirjataan tarkasti.
Verotukseen liittyvät velvoitteet
Päivähoidon ainutlaatuisen luonteen vuoksi, erityisesti vanhempien kanssa, jotka vähentävät lastenhoidosta maksamansa summan veroistaan vuoden lopussa, kirjanpitäjän on saatava kunkin asiakkaan maksamat määrät oikein. Jos päivähoito tarjoaa ennen koululaishoitoa ja sen jälkeen, on pidettävä kirjaa kaikista kyseisestä palvelusta maksetuista summista, ja kuitit lähetetään.
Palkkalaskut
Palkkalaskelmia suoritettaessa päiväkotien kirjanpitäjät käyttävät tarjottuja kirjanpito-ohjelmia tai IRS- ja valtion verkkosivuilla olevia verotaulukoita. Kirjanpitäjän on käytettävä sähköistä liittovaltion veronmaksajien palvelua ja jokaiselle maksuaikalle on suoritettava 941 maksu (tämä koskee yrityksen maksuja sosiaaliturvaan, Medicareen ja liittovaltion pidätykseen sekä työntekijän maksuja.) Kirjanpitäjä käyttää sivustoa, www.eftps.com ja syöttää yrityksen EIN- ja PIN-numerot.
Päivähoidon kirjanpitäjän on neljännesvuosittain toimitettava lomake 941 ja lähetettävä se IRS: lle. Lomakkeen 941 lomake on yhteensä 941 maksua, jotka on tehty jokaisesta palkka-ajanjaksosta, ja ne on allekirjoitettava ja lähetettävä joka neljännes. Kirjanpitäjän on myös tehtävä laskennalliset maksut kirjanpito-ohjelmistosta ja lähetettävä FUTA: n neljännesvuosittain. Näiden vaatimusten lisäksi kirjanpitäjän on joka neljännes täytettävä myös valtion työttömyysveron lomake. (Suta).
Päivittäiset velvoitteet
Päivähoidon kirjanpitäjän on seurattava kaikkia myyntisaamisia varmistaakseen, että kaikki asiakkaat maksavat ajallaan ja kaikkiin velkoihin varmistaakseen, että rakennus, apuohjelmat ja muut kuukausilaskut maksetaan ajoissa. Joka kuukausi pankki- ja luottokorttitilit on sovitettava vertaamalla pankki- ja luottokorttilaskelmia kirjanpito-ohjelmistoon ja varmistamalla, että pankki- / luottokorttitiedotteet sopivat kirjanpito-ohjelmiston kanssa.
Peruutetut tarkastukset, toimittajien laskujen kopiot ja menoista saadut kuitit jätetään viikoittain varmistaakseen, että kaikki paperikopiot ovat saatavilla tarkastusta ja tarkastuksia varten.
Lailliset vaatimukset
Kirjanpitäjä suorittaa analyysin tuloista per lapsi ottaen huomioon lasten oikeudelliset suhteet opettajiin. Suhteet vaihtelevat kussakin valtiossa valtion lain mukaan. Kirjanpitäjän on käytettävä näitä tietoja rakentaakseen suunnitelman palkata lisää opettajia tai suorittaa kustannusanalyysi luokassa.
Taloudelliset velvoitteet
Lisätehtäviin kuuluu keräämällä kaikki shekit ja käteismaksut, tallentamalla ne myyntisaamisiksi ja täyttämällä päivähoitopalvelun omistaja, joka tarkistaa kaikki kokonaissummat. Maksetut tulot tulostetaan ja annetaan jokaiselle asiakkaalle kuukausittain.
Kuukausittaisten taloudellisten raporttien tulostaminen, mukaan lukien tuloslaskelma, tase ja kassavirtaennuste, pienten käteisrahastojen kirjausten säilyttäminen ja tulojen säilyttäminen rahaston korvaamiseksi kaikista maksetuista kuluista ovat yleensä myös osa työtä.
