Kirjanpito olisi helppoa, jos vain vähennät tilinpäätöstä muutamaan riviin: rahat, jotka on tehty tässä kuussa, kulutettu raha, tässä on jäljellä, ja tämä on meidän omaisuutemme arvo. Yksinkertainen, mutta ei hirveän informatiivinen. Vaikka jotkin laskentaperiaatteet ovat monimutkaisia, tilien luokittelu on perustavaa: luomalla erilaisia tilejä erilaisten velkojen, tulojen ja varojen osalta, kirjanpito tarjoaa enemmän tietoa yrityksestä. Tämä tekee listat ja tilinpäätöksen hyödyllisemmäksi esimiehille, sijoittajille ja lainanantajille.
Tallennus kirjanpidossa
Kirjanpidossa jokainen tapahtuma, kopiopaperin ostamisesta 1 miljoonan dollarin arvoiseen varastoon, menee yhtiön kirjanpitoon. Kirjanpitoon kirjaamisen merkitys on se, että tapahtumien kirjaaminen pitää asiat paikkansa. Yhtiön johto voi nähdä, miten yritys toimii ja onko se ansainnut enemmän kuin se viettää. Sijoittajat ja lainanantajat voivat tarkistaa kirjanpidon ja tilinpäätöksen ja päättää, voidaanko yhtiöllä luottaa rahoihinsa.
Yksinkertaisin tapa tallentaa tapahtumia on kirjoittaa ne kirjanpitolokiin, jossa eri tilin luokituksia muutetaan vastaavasti. Jos esimerkiksi asiakas, joka maksaa sinulle 500 dollaria, maksaa laskun, joka vaikuttaa kahteen luokkaan, myyntisaamisiin (nyt 500 dollaria pienempi) ja käteiseen (500 dollaria suurempi). Jokaisen yksittäisen tapahtuman syöttäminen, kun se tapahtuu, vie aikaa ja lisää virheiden mahdollisuutta. Kirjanpito-ohjelmistojen avulla kirjanpitäjät voivat yksinkertaisesti tallentaa ohjelmistoon, kun yritys vastaanottaa myyjän laskun tai maksutarkastukset menevät ulos. Ohjelmisto veloittaa automaattisesti tai hyvittää asianmukaiset tilin luokitukset.
Tilien luokittelu tekee kirjanpidosta monimutkaisemman, mutta myös informatiivisemman ja yksityiskohtaisemman. Joissakin tapoissa se helpottaa kirjanpitoa tiellä. Oletetaan, että olet ostanut laajan tietokoneohjelmiston kirjaston yrityksen tietokoneille. Kaikki ohjelmisto on kiinteä, aineeton hyödyke. Kun vaadit, että ohjelmiston vanhenemisesta johtuva arvonalentuminen vähenee, kaikkien ohjelmistojen arvon tulisi olla suunnilleen sama. Kaikkien ohjelmien tallentaminen yhteen omaisuusluokitukseen tekee poistojen käytöstä koko luokalle helppoa.
Tilien luokittelu
Tilisi luokitteleminen yhdistää taloutesi eri luokkiin ja tilinpäätökseesi. Se rikkoo tietosi useisiin laajoihin luokituksiin.
- Omaisuuden tilit: Tämä luettelo sisältää yrityksen omaisuuden ja varusteet maasta käteisvaroihin, patentteihin ja muihin.
- Vastuustilit: Näitä ovat rahat, jotka yrityksesi velkaa, mutta joita ei ole vielä maksettu, kuten ostovelat, kiinnitykset, lainat ja muut maksamattomat laskut.
- Pääoman tai omistajan oman pääoman tilit: Tämä on omistajan, omistajan tai osakkeenomistajien omistusosuus yrityksessä. Osuus nousee ja laskee omaisuuden arvosta ja velan määrästä.
- Nostotilit: Tämä kattaa yrityksen omistajien henkilökohtaiseen käyttöön ottamat rahat. Se sisältää kumppanuuksien piirustustilin ja osinkotilin yrityksissä.
- Tulotilit: Nämä kertovat ja seuraavat tavaroiden tai palvelujen myynnistä saatuja tuloja. Niihin sisältyy myös käyttämättömät tulot, kuten lainojen tai investointien tuotot.
- Kulutili: Tähän sisältyvät palkat, vuokrat, palkat, toimitukset ja muut menot.
Tilien luokittelu voi mennä paljon yksityiskohtaisemmin. Esimerkiksi varojen luokittelu hajottaa varojen tilit useisiin alaryhmiin:
- Käteinen raha: Tähän sisältyvät käteisvarat tilien, talletustilien ja yrityksen pikku käteisen tarkistamisessa.
- saamiset: Jos et suorita kirjanpitoa tiukasti käteisperusteisesti, ilmoitat rahasta, kun ansaitset sen, ei silloin kun saat sen. Sano, että myyt asiakkaalle 1500 dollarin arvosta varastoa, mutta annat heille 30 päivää aikaa maksaa. Ilmoitat 1500 dollaria heti, kun olet ansainnut sen. Se luokitellaan taseen tuloslaskelmaan ja myyntisaamisiin (saamisiin).
- Inventory: Tähän luokkaan kuuluvat myytävät tavarat, osittain valmistetut tavarat ja raaka-aineet.
- Kiinteät varat: Tämä omaisuusluokitus kattaa ostamasi asiat, joita ei voi helposti kääntää käteisvaroiksi niin, että varastot voivat. Toisin kuin toimistotarvikkeet, varat pidetään pitkällä aikavälillä. Esimerkkejä käyttöomaisuudesta ovat tietokoneet, autot, huonekalut, rakennukset ja maa.
Luokittelu erottaa myös varat nykyisiin ja pitkäaikaisiin luokkiin. Lyhytaikaiset varat ovat niitä, joita käytetään tulevana vuonna. Pitkäaikaiset varat kestävät seuraavan 12 kuukauden. Tilintarkastajat luokittelevat myös aineelliset ja aineettomat hyödykkeet erikseen. Aineelliset hyödykkeet sisältävät fyysisiä kohteita, kuten kuorma-autoja, 3D-tulostimia ja varastoja. Aineettomat hyödykkeet ovat ei-fysikaalisia omaisuuksia, kuten patentteja, tekijänoikeuksia ja asiakkaan liikearvoa.
Luokittelu ja tilinpäätös
Toinen kirjanpidon merkitys on, että kirjanpitoon tallennetut tiedot tulevat lopulta tilinpäätöksen perustaksi. Kolme tilinpäätöstä yhdistävät yhtiön taloudelliset tiedot eri tavoin ja luokittelevat tilit eri tavoin.
Taseessa on kolme suurta kirjanpitoluokkaa: varat, velat ja omistajan oma pääoma, mikä on jäljellä sen jälkeen, kun velat on vähennetty varoista. Tilien luokittelu jaetaan tavallisesti edelleen edelleen sellaisiin eriin, kuten kertyneet voittovarat, myyntisaamiset, lyhytaikaiset velat ja pitkäaikaiset velat. Sinun ei tarvitse käyttää kaikkia mahdollisia omaisuusluokituksia tai vastuuluokituksia taseessa. Jos yritykselläsi ei ole koskaan ole ollut aineettomia hyödykkeitä, sinun ei tarvitse kirjoittaa "aineettomia hyödykkeitä: 0 dollaria" tämän osoittamiseksi. Vertaamalla yhtiön varoja ja velkoja taseessa on tilannekuva yrityksen taloudellisesta terveydestä.
Tuloslaskelma osoittaa kannattavuutta: Kuinka paljon tuloja yhtiö tuo kuukausittain? Tuloslaskelman luokituksiin sisältyvät myyntituotot, myytyjen tavaroiden kustannukset ja käyttämättömät tuotot. Käyttämättömät tulot voidaan jakaa luokkiin, kuten korko-, vuokra- ja osinkotuottoihin. Tulojen luokittelun erottaminen tällä tavalla erottaa liiketoimintalinjasta saadut tulot ja hyvistä sijoituksista saadut tulot. Jokainen, joka ajattelee rahan sijoittamista yritykseseesi, haluaa tietää, ansaitsevatko tuotteet tai palvelut rahaa, joten se auttaa erottamaan tulot muista lähteistä.
Yritykset, jotka tallentavat vain käteisvaroja, eivät tarvitse kassavirtalaskelmaa. Yritykset, jotka käyttävät suoriteperusteista kirjanpitoa, tarvitsevat sitä, koska tuloslaskelma kirjaa myynnin ja ostot, ei käteismaksuja. Seurataan, kuinka paljon käteistä siirrytään yhtiöstä ja siitä ulos, osoittaa, onko yrityksellä riittävästi rahaa käteisellä lainan maksamiseen tai palkanlaskennan kattamiseen. Jos käteisvarat ovat huomattavasti pienemmät kuin tulot, on mahdollista, että yritys ei tee hyvää työtä keräämällä myyntisaamisia. Rahavirran luokitukset sisältävät sijoituksista saatavat käteisvarat, käteisvarat ja rahoituksen rahat.
Tilien luokittelu kirjanpitoon auttaa tilinpäätösosastoa luomaan tilinpäätöksen. Jos omaisuuden myynti ja osto on kirjattu oikein, on helpompi nähdä omaisuusluokitukset, jotka sinun on raportoitava taseessa.
Tilikartta on keskeinen osa konekannan muuttamista tilinpäätökseen. Kaavio on luettelo kaikista pääkirjaan käytetyistä tileistä, joista jokainen tunnus on numeroitu. Kirjanpito-ohjelmistossa käytetään kaavaa sellaisten tilien tunnistamiseksi, kuten tulot, kantaosakkeet, käteisvarat ja poistot, jotka on sisällytettävä taseeseen.
Kun laadit tilisi kaavion, aseta se niin, että sinun ei tarvitse muuttaa sitä useiden vuosien ajan. Jos sanotte, että sinulla ei ole rakennuksia, mutta aiot ostaa ensi vuonna, kannattaa sisällyttää kyseinen omaisuusluokka kaavioon. Älä sisällä luokkia, joita et aio käyttää. Jos yrityksesi tarjoaa palveluja ja sillä ei ole varastoa, ei ole mitään syytä sisällyttää karttaan luokittelua esimerkiksi. Jos sinulla on tilejä, joissa on vain pieniä määriä, katso, voitko siirtää ne muihin tilin luokkiin. Se pitää kaavion liian monimutkaisena.
