Useat tilanteet saattavat pyytää sinua kirjoittamaan todistuskirjeen, kuten työntekijän työn todentamisen tai opiskelijan suorittaman kurssin. Sertifiointikirjeet ovat pohjimmiltaan vahvistuskirjeitä, ja mieluiten niiden tulisi olla suoria ja ytimekkäitä. Jos sinun on tehtävä sertifiointikirja mihin tahansa tarkoitukseen, käytä tavanomaista liikekirje-muotoa ja oltava mahdollisimman tarkka. Koska tällaista kirjettä voidaan käyttää virallisena tietueena, on tärkeää, että tiedot ovat selkeät ja kieli selkeä.
Kirjoita kirjepaperiin kirjain ammattikäyttöön. Jos sinulla ei ole sellaista, luo otsikko asiakirjan yläreunaan, joka sisältää nimesi, osoitteen, puhelinnumeron ja ammatillisen sähköpostiosoitteen.
Kaksinkertainen tila ja kirjoita nykyinen päivämäärä. Kaksois tilaa uudelleen ja kirjoita vastaanottajan nimi ja hänen nimensä, yrityksen nimi ja yrityksen osoite.
Avaa virallisella tervehdyksellä, osoittaen vastaanottajalle nimen mukaan asianmukaisella etuliitteellä. Esimerkiksi "Hyvä herra Jones."
Kirjoita aihe rivi ja lyhyt otsikko, josta käy ilmi, mitä kirjain viittaa. Esimerkiksi: "Aihe: Mary Charlestonin työllistämistä koskeva todistus."
Kirjoita johdantokappale ja selitä tarkalleen, mitä todistat. Jos asia koskee joko yksityishenkilöiden tai yritysten nimiä ja päivämääriä, lisää ne tähän. Esimerkiksi: "Tämän on varmistettava, että Mary Charleston oli Roberts Bankin palveluksessa 3. marraskuuta 2008 - 4. maaliskuuta 2010."
Kirjoita toinen kappale ja selitä, mitä valtuuksia kirjoitat; toisin sanoen, miksi te olette henkilö, jota pyydetään vahvistamaan pyyntö. Edellisessä esimerkissä lähettäjä voi olla rouva Charlestonin pomo Roberts Bankissa.
Kiitos vastaanottajalle hänen ajastaan ja päättyy muodolliseen sulkemiseen, kuten "Vilpittömästi". Kaksinkertainen tila kahdesti ja kirjoita nimesi. Tulosta kirjain ja kirjoita nimesi kirjoittamasi nimen yläpuolelle.
