Asiakkaiden tyytymättömyyteen keskittyminen on yksi tärkeimmistä asioista, joita yritykset voivat tehdä, jos he haluavat ratkaista asiakkaiden valitukset. Asiakasvalitusohjelma mahdollistaa palvelun tai yrityksen ongelmien seurannan, järjestämisen ja lopullisen ratkaisun. Asiakasvalitusohjelman säännöllinen seuranta on ratkaisevan tärkeää onnistuneiden asiakassuhteiden kehittämiselle.
Luo sähköinen taulukkolaskenta tai muu asiakirja, jossa asiakkaan valitusohjelmien tietoja voidaan tallentaa. Anna tietokoneelle tiedosto "Asiakasvalitukset" tai vastaava nimike ja tallenna se turvalliseen paikkaan tietokoneellasi. Esimerkki taulukkolaskentaohjelmistosta, jota voidaan käyttää, on Microsoft Excel, joka mahdollistaa syötettyjen tietojen suodattamisen ja lajittelun.
Seuraa tärkeitä kysymyksiä, jotka liittyvät asiakkaasi valitusten ohjelmaan keräämällä tiedot ohjelmasta ja kirjoittamalla sen laskentataulukkoon. Esimerkkejä ongelmista, joita on päivitettävä ja seurattava säännöllisesti, ovat asiakkaiden valitusten syyt, jotka asiakkaat esittävät eniten valituksia, kuinka usein ne toimitetaan sekä kuinka nopeasti ja jos ongelmat ratkaistaan.
Lajittele laskentataulukossa asiakkaiden valitusten ohjelmatiedot niin, että ne näkyvät selkeästi ja järjestäytyneesti. Luokittele eri valitustyypit ja katso, mitä ongelmia on käsiteltävä eniten. Lajittele kaikkien asiakkaan valituksen aiheuttaneiden rahaliikenteiden dollarin arvo.
Kehitä politiikkoja, jotka koskevat ratkaisemattomia asiakasvalituksia ja päättävät, mitä asiakas säilyttää. Tarjoamalla erityisiä asiakasalennuksia, ilmaisia tuotteita tai muita kertaluonteisia tarjouksia asiakassuhteen tallentamiseksi ovat kaikki esimerkkejä tavoista, joilla ratkaisemattomat valitukset voidaan käsitellä.
Pyydä asiakaspalautetta asiakkaiden valitusohjelmista sekä tyytyväisiltä että tyytymättömiltä asiakkailta. Tämän pitäisi tehdä johdon jäsen, koska ratkaisematta olevat asiat ovat usein mukana. Asiakaspalautteen saaminen ohjelmastasi on kuitenkin hyvä askel asiakkaiden valitusten parantamiseksi.
Integroi asiakasvalitusohjelmisto, jonka avulla voit seurata ja järjestää valituksia ja ratkaista niitä. Nämä työkalut antavat yrityksille edustajille työkaluja, joita he tarvitsevat valitusten käsittelyyn. Esimerkkeinä voidaan mainita Lynk-ohjelmiston Everest-asiakasvalitusten hallinta ja Master Controlin asiakasvalitusohjelmisto.
