Useimmille johtajille työntekijöiden kurinpitaminen on yksi epämiellyttävimmistä kokemuksista, joita voi väittää. Johtajilla on velvollisuus kirjoittaa kurinpitotoimikirjeitä, jotka jäävät työntekijöiden tiedostoihin, jotta dokumentoidaan työntekijän väärinkäytökset. Näillä kirjeillä on kaksi tehtävää: ilmoittaa työntekijälle, mitä hänen kanssaan tapahtuu hänen rikkomuksensa vuoksi, ja olla pysyvä kirjaa työntekijän väärinkäytöksistä hänen asiakirja-aineistossaan.
Lataa tulostin yrityksen kirjelomakkeella. Tämä kirje tulee osaksi työntekijän virallista tiedostoa, joten sinun on noudatettava asianmukaista protokollaa.
Kirjoita koko päivämäärä. Ohita rivi ja kirjoita työntekijän nimi ja yrityksen osoite. Vaikka et todellakaan lähettäisi kirjettä, oikeaan kirjeeseen seuraava muoto ilmaisee ammattitaidon.
Aloita kirjain kirjoittamalla työntekijän nimi, jota seuraa kaksoispiste. Ohita rivi.
Aloita ensimmäinen kohta ilmoittamalla selvästi rikkomisen luonne. Katso yrityksen työntekijän käsikirja, jotta työntekijä voi etsiä sääntöä itselleen. Anna tarkat tiedot rikkomuksesta, kuten tapahtuman päivämäärä ja mainitse kaikki muut työntekijät.Näiden tietojen ilmoittaminen auttaa sinua, jos työntekijä kiistää kurinpitotoimien ja ottaa asian tuomioistuimen käsiteltäväksi.
Selitä yksityiskohtaisesti, mitä työntekijä teki väärin ja miten hänen olisi pitänyt toimia tilanteessa. Työntekijät rikkovat toisinaan sääntöjä, koska he eivät ymmärrä niitä selvästi, joten selitys rikkomuksesta ja asianmukaiset tiedot auttavat estämään häntä rikkomasta toisen kerran. Tarjoa tapaaminen työntekijän kanssa keskustelemaan asiasta yksityiskohtaisesti.
Anna työntekijälle mahdollisuus tehdä muutoksia rikkomukseen, esimerkiksi kirjoittamalla toiselle osapuolelle virallinen anteeksipyyntö. Ilmoita hänelle vastauksen tai kirjeen lähettämisen määräajat.
Kerro työntekijälle selkeästi ja lyhyesti, mitä hän voi odottaa tämän rikkomisen seurauksena. Anna asianmukaiset yksityiskohdat hänen nykyisestä rangaistuksestaan, kuten kuulemisten päivämääristä tai hänen työsuhteen päättymispäivistä, jos se on tarpeen. Jos työntekijä voi odottaa progressiivista kurinpitotoimintaa lisärikkomusten seurauksena, ilmoita hänelle, mitä nämä rangaistukset ovat.
Anna työntekijälle tietoja muutoksenhakumenettelystä, jos se on mahdollista.
Kysy työntekijältä virallista vastausta hänen tiedostoonsa; usein tämä vastaus on muodollisen kirjeen muodossa. Tarvitset tämän dokumentin työntekijän tiedostoon, jos hän ottaa asian tuomioistuimen käsiteltäväksi.
Kirjoita täydellinen nimi ja nimi. Tulosta kirjain ja kirjoita nimesi kirjoittamastasi nimestä sinisellä tai mustalla musteella.
Tee useita kopioita kirjeestä. Säilytä 1 kopio työntekijän tiedostosta, anna toiselle yrityksesi asianajajalle ja säilytä toinen omalle tietueellesi.
Lähetä kirje työntekijälle tai anna hänelle henkilöresurssien edustajan tai hallinnollisen avustajan edessä. Tarvitset vahvistuksen siitä, että työntekijä sai virallisen ilmoituksen.
vinkkejä
-
Pidä ääni ammattimaisesti ja tosiasiallisena. Tämä kirje voi tulla tuomioistuimen käsiteltäväksi, jos työntekijä kiistää kurinpitotoiminnan, ja haluatte näyttää ammattimaiselta ja oikeudenmukaiselta aina.
