Kirjanpito on yrityksen kannalta merkittävien tapahtumien tallentaminen, analysointi ja raportointi. Tilit sisältävät kirjaa varojen, velkojen, oman pääoman, tulojen ja kulujen muutoksista. Tallennusprosessin tavanomainen vaihe sisältää analyysin, päiväkirjamerkintöjen valmistelun ja näiden merkintöjen lähettämisen pääkirjaan. Myöhemmät laskentaprosessit sisältävät kokeilutaseen laatimisen ja tilinpäätöksen laatimisen.
Perustiedot: Debitit ja luotot
Debitit ja hyvitykset ovat tilien vaihtamisen perussäännöt. Debitit lisäävät omaisuus- ja kuluraportteja, ja ne vähentävät vastuiden, oman pääoman ja tulotilejä. Luotot lisäävät vastuu-, osake- ja tulotilejä, ja ne vähentävät omaisuus- ja kuluraportteja. Debitit ja hyvitykset ovat T-tilin vasemmassa ja oikeassa reunassa, mikä on kaikkein perustavin muoto edustamaan tiliä.
analyysi
Tallennusprosessin ensimmäinen vaihe on analysoida tapahtuma, määrittää kirjanpidon merkinnät ja tallentaa ne asianmukaisiin tileihin. Analyysi sisältää tutkimuksen paperin tai sähköisen kirjanpidon, kuten laskun, myyntitodistuksen tai sähköisen siirron. Yleisiä liiketoimia ovat tuotteiden myynti, palvelujen toimittaminen, tarvikkeiden ostaminen, palkkojen maksaminen, mainonnan ostaminen ja korkomaksujen tallentaminen. Suoriteperusteisessa kirjanpidossa yritysten on kirjattava tapahtumat samana ajanjaksona, joka tapahtuu, riippumatta siitä, vaihdetaanko käteistä käteistä vai ei. Tulo- ja kululiiketoiminnot vaikuttavat vastaaviin tuloslaskelmiin ja tase-tileihin. Jotkut liiketoimet voivat vaikuttaa vain tasetileihin.
Päiväkirjamerkinnät
Lehtimerkinnät ovat tallennusprosessin toinen vaihe. Lehti on aikajärjestyksessä tapahtuma. Merkintä koostuu tapahtumapäivämäärästä, asianmukaisten tilien veloitus- ja luottosummista sekä lyhyen muistion, joka selittää tapahtuman. Esimerkiksi käteismyyntitapahtuman päiväkirjamerkinnät ovat myynnin luotto (lisäys) ja debit (käteisraha). Lehtimerkinnät paljastavat kaikki tapahtuman vaikutukset yhdessä paikassa. Ne ovat hyödyllisiä myös virheiden havaitsemisessa ja korjaamisessa, koska veloitus- ja luottosummat on tasapainotettava jakson lopussa.
Lähettäminen Ledgeriin
Kolmas ja viimeinen vaihe tallennusprosessissa on lähettää lehden merkinnät pääkirjaan, joka sisältää kaikkien tilien yhteenvedot. Jokaisessa tietueessa on kentät tapahtumapäiväksi, kommentit, debitit, hyvitykset ja jäljellä oleva saldo. Aikaisemmassa myyntitapahtuman esimerkissä postitusprosessi sisältää myyntitilin luotto- määrän, käteismaksun veloituksen määrän ja vastaavien saldojen päivityksen. Pääkirja voi olla sideaineen, hakemistokortin tai ohjelmistosovelluksen muodossa.
