Yksi yleisesti huomaamatta vielä arvokas osa liiketoimintaa on puheposti tervehdys. Muistettavat ja ammattimaiset tallenteet vaikuttavat myönteisesti. Tee tervehdys sopivaksi yritykselle samalla lisäämällä tyyliä jossain persoonallisuudessa, joka heitetään sekaan. Parhaiten lähtevillä tallenteilla on oikea määrä makua menettämättä ammattitaitoa.
Perusaineet
Yrityspuhelussa tulisi olla useita ainesosia, jotka ilmoittavat asiasta. Sisällytä sen henkilön nimi, jonka laajennus on valittu, yrityksen nimi ja osasto. Kutsu soittaja jättämään viesti; usein soittaja ei ymmärrä, että hän on saavuttanut puhepostin. Kerro asiakkaille, kun he voivat odottaa puhelua, ja tarjota vaihtoehtoinen yhteys, jos mahdollista. Lisää yrityksen verkkosivusto tai sähköposti. Jätä vain yksi ylimääräinen kontakti lyhyeksi, varoittaa Christopher Nullista, kirjoittamalla PC Worldissä. Rakenna tervehdys lyhyeksi ja pisteeksi.
No-Nos
Vältä tervehdyksen käyttämistä matkapuhelimella. Maadoituslinja on suositeltava tervehdystallennukseen. Äänenlaatu ei ole yhtä hyvä matkapuhelimessa kuin lankapuhelimessa. Ammattimaiset tervehdykset eivät saa kuulostaa vääristyneiltä tai murtuneilta. Vältä tavallisia terveisiä. Ne kuulostavat automatisoiduilta, persoonallisilta ja kylmiltä. Varmista, että taustamelua ei tallenneta. Huonosti tallennettu puhelin tervehdys voi kääntää asiakkaat ja johtaa pois. Vältä "um" ja "uhs." Valmistele skripti ennen tallennusta, jotta se virtaa helposti.
Yleinen tervehdys
Yleistä tervehdystä käytetään päivittäin päivittäisiin vastaamattomiin puheluihin, kun puhelin on valvomatta. Tätä tervehdystä pelataan yleensä ihmisiltä, jotka kutsuvat yrityksen ulkopuolelta.
”Olet saavuttanut (yritys), missä (iskulause). Tämä on (nimi), opas (osasto). Valitettavasti en voi päästä puhelimeen juuri nyt, mutta jätä minulle viesti nimesi ja puhelinnumerosi kanssa, ja palautan puhelun mahdollisimman pian. Voit myös lähettää minulle sähköpostia osoitteeseen (sähköpostiosoite).
Toimiston tervehdys
Toimiston ulkopuolisia viestejä käytetään, kun joku poistuu toimistosta ennalta määrätyn ajan. Useimmat puhepostipalvelut mahdollistavat tervehdyksen pelaamisen tietyn ajan, joten kenenkään ei tarvitse muistaa, että poissaolotapaukset poistuvat käytöstä.
”Hei, tämä on (nimi) (osasto). Olen poissa toimistosta asti (päivämäärä). Tarkastan ääniviestejäni koko päivän ajan, joten jätä minulle viesti ja palautan puhelunne mahdollisimman pian. Jos tarvitset lisäapua, voit ottaa yhteyttä (vaihtoehtoiseen yhteyshenkilöön) osoitteessa (puhelinnumero), tai voit vierailla verkkosivuillamme osoitteessa (URL).
