Useimmat hotellit suorittavat yöauditit tai tasapainottavat vieraskirjojen tarkastuksia.Nämä tarkistukset suoritetaan, jotta varmistetaan vierastilien tarkkuus, päivittäisten rahoitustapahtumien tarkistaminen ja käyttöasteiden ja huonetulojen seuranta sekä selvittää, mitkä vieraat tulevat ulos seuraavana päivänä. Yöaudit voidaan suorittaa manuaalisesti tai sähköisesti, ja menettelyssä on monia vaiheita.
Täydellinen maksullinen postitus
Yötilintarkastajat ovat vastuussa siitä, että kaikki vieraana tehdyt maksut päivästä veloitetaan ja lähetetään vieraskonttoreihin. Nämä maksut on lähetettävä tarkalleen päivämäärälle, tai sekaannukset ja poikkeamat voivat ilmetä, kun asiakas kirjautuu ulos. Joitakin esimerkkejä tämäntyyppisistä maksuista ovat huonepalvelumaksut, puhelin- tai Internet-palvelumaksut, kuivapesupalkkiot, minibaari-maksut tai pysäköintikulut.
Yhdistä huonetila ja hinnat
Tarkasteltuaan päivittäisen käyttöasteen raportin ja siivousaseman raportit, jotka valmistuvat joka aamu, yön tilintarkastajan on sovitettava yhteen molempien raporttien väliset ristiriidat oppiaksesi todellisen hotellihuoneen käyttöasteen. Sitten hän vertailee vierasrekisteröintitietoja huoneen raporttiin varmistaakseen, että veloitetut tai noteeratut hinnat vastaavat toisiaan. Jotkut vieraat voivat esimerkiksi olla sisäänkirjautumisen yhteydessä noteerattu yrityshuoneen alennus, mutta varausjärjestelmässä se on listattu vakiokorkona.
Tarkista No-Shows
Kun asiakkailla on varauksia, mutta ei koskaan sisäänkirjautumista, heitä ei katsota. Yöpitäjän on tarkistettava nämä tiedot etukonttorijärjestelmässä varmistaakseen, että päällekkäiset varaukset poistetaan, veloittamattomat laskut veloitetaan ja huoneet on merkitty saataville. Hänen on myös kirjattava järjestelmään, että asiakas ei näy, joten ei ole mitään ongelmia, kun no-show-maksu veloitetaan.
Postihinnat ja verot
Tämä yövalvonta on yleensä paljon helpompaa automatisoidulla järjestelmällä. Yöpitäjä yksinkertaisesti julkaisee tai luo maksun todellisesta huoneen yön hinnoista ja kaikista sovellettavista veroista kaikille miehitetyille huoneille. Kun yön tilintarkastaja on vahvistanut hinnat ja verot, luodaan huonehinta- ja veroraportti.
Raporttien luominen
Yötilintarkastaja luo useita muita raportteja kuin huonehinta- ja veroraportit. Näitä ovat päivittäisen toiminnan raportti, erilliset osastokertomukset ja korkean tasapainon raportti. Päivittäinen toimintakertomus sisältää yhteenvedon koko päivän liiketoiminnasta ja sisältää yksityiskohtia, kuten kokonaistulot, toimistotilien käteismaksut, toimintatilastot ja saamiset. Erilliset osastokertomukset sisältävät kaikki muiden hotelliosastojen, kuten paikan päällä olevan ravintolan tai baarin, huonepalvelun ja muiden hotellien liiketoimet. Korkean tasapainon raportti tunnistaa yksinkertaisesti vieraat, jotka saattavat olla lähellä tilin luottorajaa.
Lopulliset menettelyt
Yötilintarkastaja vertaa käteismaksuja ja maksuja, tasapainottaa rekistereitä ja luo sitten pankille käteistalletuskupongin. Sitten hän varmuuskopioi hotellin tietokonejärjestelmän varmistaakseen, että kaikki tiedot tallennetaan. Lopullisessa menettelyssä jaetaan kaikki raportit ja tiedot asianomaisille osapuolille, kuten pääjohtajalle, etupäällikölle ja huonepalvelu- tai ravintolapäällikölle.
