Kun haluat tiivistää suuren määrän tietoa, muistio tai kirje on tehokas tapa tehdä se. Monet ihmiset pitävät kirjoittamista vaikeaksi ja uskovat, että heillä ei ole sanastoa tehdä sitä. Mutta kuten kirjoittajaopettaja William Zinsser sanoo, kirjoittaminen ajattelee vain paperia. Sinun tarvitsee vain järjestää ajatuksiasi, seurata valitsemasi muodon tyyliä ja käyttää yksinkertaista ja selkeää kieltä.
Raportin kirjoittaminen muistioon
Kirjoita otsikko. Muistiinpano ilmoittaa vasemmassa yläkulmassa, jonka pitäisi lukea muistio (esimerkiksi Vastaanottaja: Kaikki työntekijät), joka kirjoitti sen (From: Your Name), kuka muu saa sen (CC: Vastaanottajan nimi) päivämäärä (nykyinen päivämäärä) ja mitä se koskee (Aihe: aihe aiheeseen).
Jos kyseessä on kirje, aloita päivämäärä ja tervehdys, kuten "kaikille työntekijöille:".
Harkitse yleisöäsi.Jos kirjoitat yleisölle, käytä kieltä, jota jokainen ymmärtää. Uudet työntekijät eivät ehkä vielä tunne yrityksen ammattikieltä, ja yhden osaston työntekijät eivät ehkä ymmärrä toisen terminologiaa.
Tee ääriviivat. Ajatusten järjestäminen mahdollistaa selkeän kirjoittamisen. Mieti, mitä yleisösi haluaa tietää, ja mitä haluat kertoa heille. Korosta raportin keskeisiä päätelmiä ja sitä, mitä se merkitsee muistion lukemista varten.
Aloita vahvoilla avausilmoituksilla. Hyväksy raportti ja sen päätelmät. Esimerkiksi "Viimeisimmän tuottavuustutkimuksen tuloksena teemme useita muutoksia Internetin käyttöohjeisiin."
Selittää. Korosta kaikki päätelmät tukevat tiedot tai havainnot. "Konsultit totesivat, että työntekijät viettivät kaksi tuntia päivässä keskimäärin sähköpostin tarkistamisessa ja fantasiaurheiluryhmien hallinnassa." Anna lukijoille myös tietää, milloin muutokset tapahtuvat.
Kerro ihmisille, mihin he voivat mennä täydellisempiin tietoihin (tarvittaessa). Esimerkiksi: "Keskustelemme tästä tarkemmin viikoittaisessa henkilökunnan kokouksessa perjantaina" tai "Koko raportti on kaikkien työntekijöiden saatavilla PDF-muodossa." Älä allekirjoita muistioa; nimesi on muistion yläreunassa. Jos kirjoitat kirjainta, käytä etunimeäsi, koko nimeäsi tai koko nimeäsi ja nimeäsi olosuhteiden ja mieltymystesi mukaan.
Kirjoita uudelleen ja leikkaa häiriö. Lue uudelleen luonnos ja poista tarpeettomat sanat. Esimerkiksi "Yritys on sitä mieltä, että Scrantonin toimiston olisi pyrittävä aktiivisesti vähentämään tuottamattomuusongelmia rajoittamalla yrityksen resurssien käyttämättömyyttä", voidaan kirjoittaa uudelleen, koska "Yritys on pyytänyt meitä rajoittamaan yrityksen omaisuuden henkilökohtaista käyttöä. lisää tuottavuutta."
Oikoluku ja oikeinkirjoitus. Pyydä luotettavaa kollegaa tarkistamaan kielioppi ja sävy; huonosti kirjoitettu lause voidaan tulkita sellaisilla tavoilla, joita et ole koskaan suunnitellut. Suorita myös oikeinkirjoituksen tarkistus, mutta ole varovainen automaattisten sananvaihtotoimintojen suhteen. Et halua, että raporttisi sanoisi "Indonesia", kun tarkoitit "Indianaa".
