Kirjoittaja ja kolumnisti Harvey MacKay kertoivat kerran: "Jos et suunnittele, niin aiot epäonnistua." Ei missään tapauksessa ole totta kuin projektinhallinnassa. Onnistuneen projektijohtajan on pystyttävä sovittelemaan monia palloja, kun he käsittelevät monipuolista ihmisryhmää, ja strateginen suunnittelu, arviointi ja mittaus ovat kaiken ytimessä. Jos kootte huolellisen suunnitelman, kommunikoit selkeästi tiimillesi ja mittaat edistystä matkan varrella, onnistuneen projektin polku on lähes varmaa.
Määritä tavoitteet. Ennen kuin voit aloittaa minkä tahansa projektin johtamisen, sinun on työskenneltävä tiiviissä yhteistyössä asiakkaan kanssa varmistaaksesi, että olet samalla sivulla, kun se tulee odotetuksi lopputuotteesta, ja että asiakkaan odotukset ovat kohtuulliset. Luo projektin määrittelyasiakirja, joka antaa ylälinjauksen, ilmoittaa sovitut tavoitteet ja sisältää projektin laajuuden, mahdolliset oletukset ja riskit, miten aiot lähestyä projektia, mitkä organisaationne osat lopulta työskentelevät projektissa ja arvioidut kustannukset kestoarvioita. Älä aloita hanketta ilman tätä asiakirjaa, jonka sponsorit tai asiakkaat ja keskeiset sidosryhmät ovat allekirjoittaneet.
Suunnittele, suunnittele ja suunnittele lisää. ”Onnistuneen projektinhallinnan” tekijät Jack Gido ja James Clements sanovat, että ”Aika aikaa suunnitellun suunnitelman kehittämiseen ennen hankkeen alkua on ratkaisevan tärkeää minkä tahansa projektin onnistuneelle toteuttamiselle.” Aloita suunnittelu rikkomalla hanke pienempiin ämpäriin, tunnistamalla tehtävät kussakin. Sisällytä selkeät virstanpylväät suunnitteluun, jonka avulla voit arvioida, oletko käynnissä vai ei, kun projekti etenee. Sisällytä kustannukset, jotka aiheutuvat kunkin askeleen kohdasta, ja arvioidut työtunnit jokaiselle tehtävälle.
Kokoa tiimi työskentelemään projektissa sen mukaan, millaisia tunteja ja taitoja tarvitsitte, kun tunnistat suunnitteluprosessin aikana. Ilmoittakaa selkeästi yleiset tavoitteet, tavoitteet, laajuus ja budjetti sekä yksittäiset roolit hankkeessa. Varmista, että jokaisella tiimin jäsenellä on budjetti ja resurssit saadakseen työn. Käytä RACI-kaavioita tarpeen mukaan, jotta on selvää, kuka on vastuussa tai vastuullisesti jokaisesta virstanpylväästä, sekä kuka osallistujia on ja kuka on saanut tietoa edistymisestä.
Luo aikataulu säännölliseen viestintään tiimin kanssa. Pitkän aikavälin hankkeiden osalta yksi virallinen kokous kuukaudessa voi olla riittävä, siirtymällä kerran viikossa hankkeen edetessä. Hankkeen viimeisinä viikkoina saatat huomata, että päivittäiset kokoukset ovat välttämättömiä. Olkaa aina saatavilla jokaiselle tiimin jäsenelle vastaamaan kysymyksiin.
Mittaa projektin eteneminen usein. Sinun tehtäväsi on toteuttaa hanke ajoissa, budjetissa ja sidosryhmien odotuksissa. Monet hankkeet kärsivät kuitenkin budjetin paisumisesta ja laajuudesta. Projektinhallintayrityksen Method123 laatija ja toimitusjohtaja Jason Westland sanoo, että hankkeen talousarvion tulisi olla elävä osa projektia, jota tarkastelet jatkuvasti tiimin ja keskeisten sidosryhmien kanssa koko hankkeen elinkaaren ajan. Jos arvioit edistymistä säännöllisesti ja kommunikoit tiimiesi kanssa tehokkaasti, sinun pitäisi pystyä tunnistamaan budjetin ja laajuuden ongelmat aikaisin ja tekemään tarvittavat korjaukset.
