Turvallisuusvirkailijat tarvitsevat vakiintuneen politiikan ja menettelytavat ohjaamaan heitä toimissaan. Tämän menettelytavan olisi oltava jokaisessa vakiintuneessa virassa, ja se olisi luettava. Nämä protokollat toimitetaan koulutuksessa ja virkamies hyväksyy ne. Poikkeaminen näistä vakiintuneista pöytäkirjoista avaa oven kaikille vastuullisille ja oikeudenkäynneille.
Merkitys
Turvallisuushenkilöstölle vahvistettujen vakiintuneiden pöytäkirjojen merkitys on ensiarvoisen tärkeää. Ilman tiettyä politiikkaa, jonka mukaan virkamiehet voivat palata takaisin, tämä sallii liikaa tilaa virkailijoille "tehdä siitä lähtemään" - usein tietämättömiä paikallisia lakeja ja valtuuksia tai parhaita käytäntöjä, joiden tarkoituksena on rajoittaa vastuuta.
Protokollien tyypit
Turvallisuusvirkailijoita varten on käytössä kolme erilaista protokollaa: toimintaperiaatteet ja menettelytavat, postimyynnit ja pass-down lokit. Kukin näistä protokollista koskee organisaation eri tasoja, jotka laskevat alas koko yhtiöstä, yksittäiseen sivustoon ja lopulta kunkin sivuston tiettyihin virkoihin.
Yleinen politiikka ja menettelyt
Turvapäällikön pöytäkirjojen vanhempi on politiikan ja menettelyn käsikirja. Tässä käsikirjassa hahmotellaan yrityksen koko laajuiset turvallisuusjohtajat. Se valmistetaan parhaista käytännöistä ja sitä tarkastelee tyypillisesti henkilöstöryhmä tai yritys sekä työoikeusasiantuntija. Tämä opas on otettu käyttöön koulutuksessa, sen periaatteet selitetään yksinkertaisin termein ja sen sisältö tunnustetaan ja seurataan.
Postitilaukset
Kun turvapäällikkö saavuttaa työpaikkansa, hän kohtaa hyvin tarkan viran, joka vaatii hyvin erityisiä protokollia. Vastuullisuudella käsiteltävä menetelmä on postimyynnin käsite. Nämä kirjalliset määräykset, jotka johdon elementti on asianmukaisesti toteutettu ja tarkistettu, kuvaavat tarkalleen sitä, mitä, milloin, missä ja miten postitse on miehitetty mahdollisimman vähän epäselvyyttä. Kun virkaa otetaan ensimmäistä kertaa, turvapäällikkö tarvitsee lukea tilaukset ja tarkistaa muutokset varmistaakseen, että hän on tilausten mukainen.
Pass-Down lokit
Ohjausloki on tärkeä protokolla, jossa pidetään ajantasaisimpia "reaaliaikaisia" tietoja. Se on jokin asia, joka koskee kaikkia sellaisia ongelmia, jotka ovat merkityksellisiä saapuvalle upseerille, jota ei käsitellä yleisessä toimintaperiaatteessa ja menettelytavassa tai tietyissä postitilauksissa. Jos esimerkiksi ilmoitetaan, että "punainen sementtikuorma-auto, jonka rekisterikilpi on 12345, on sallittu vain tiistaina," nämä tiedot tallennetaan pass-down-lokiin. Tämä mahdollistaa postitilausten hetkellisen muuttamisen tähän poikkeukseen.
Pöytäkirjojen pituus
Turvapäälliköiden pöytäkirjan on oltava riittävän pitkä ja syvällinen, jotta ne olisivatkin postimääräysten tai käytäntöjen ja menettelytapojen muodossa. Huolehditaan kuitenkin siitä, että vältetään tarpeettoman pitkien ja erityisten asiakirjojen luominen. Pöytäkirjat, jotka ovat liian raskaita tai jopa ristiriitaisia, hämmentävät virkamiehiä, jotka ovat usein kaukana niistä, jotka ovat kirjoittaneet tilaukset.
