Jos työsi sisältää säännöllisiä tiedotustilaisuuksia osastosi toimintojen johtajille tai ylimmälle johtajalle, saatat jakaa tämän tehtävän neljännesvuosittain tai kolmen kuukauden segmentteihin. Monet organisaatiot käyttävät neljännesvuosittaisia ajanjaksoja kirjanpitoon ja rahoitukseen, joten ne tarvitsevat tämän ajanjakson mukaisen tiedotuksen. Neljännesvuosittaiseen raporttiin olisi sisällyttävä tiivistelmä ja tiedot liiketoiminnan edistymisestä, kohokohdista, haasteista ja tavoitteista, jotka on saavutettu kyseisenä aikana. Saatat sisältää jopa anekdotaalisia viitteitä, jotka voivat tuoda raporttisi elämään neljänneksen aikana tapahtuneiden todellisten tapahtumien kautta.
Tutki aiempia neljännesvuosittaisia raportteja
Jos tämä on ensimmäinen neljännesvuosittain laatima raportti, tarkista edelliset raportit - neljännesvuosittain tai vuosittain. Saattaa olla vuoden lopussa tietoja, jotka haluat siirtää tähän neljännesvuosittaiseen raporttiin. Myös neljännesvuosittaisen raportin muoto voi olla edullinen. Se on luultavasti hienoa, jos aiot sisällyttää lisää asiaankuuluvia tietoja; pysy kuitenkin samassa muodossa, ellei toisin ole ohjeistettu. Jos sinulla ei ole mallia edellisistä raporteista, luo sellainen, joten et luo uudelleen tätä vaihetta ensi neljänneksellä.
Määritä tietolähteet
Ellei neljännesvuosiraportti kuulu yksinomaan sinun toimivaltaan, on todennäköistä, että tarvitset tietoja muista lähteistä tai osastoista. Jos raporttisi vaatii esimerkiksi taloudellisia tietoja, ota yhteyttä kirjanpito- tai rahoitusosioon ja pyydä tarvittavia tietoja kyseiseltä vuosineljännekseltä. Jos edellisestä vuosineljänneksestä on saatavilla tietoja, pyydä myös sitä, jos haluat tehdä vertailuja kahden neljänneksen välillä.
Tarkista liiketoimintatavat raportointia varten
Kerää tietoja neljännesvuosittaisessa raportissa käsiteltävistä liiketoiminta-aiheista. Jos olet esimerkiksi konsultointiyrityksen projektipäällikkö ja raportin tarkoituksena on päivittää johtoryhmä edistymisestä useiden eri tehtävien osalta, harkitse kunkin asiakkaan nimen lisäämistä ja seuraa tämäntyyppistä sitoutumista:
- Asiakkaan nimi, sitoutumisen tyyppi; esim. Executive Coaching
- Asiakkaan nimi, sitoutumisen tyyppi; esim. Team Development Workshop
- Asiakkaan nimi, sitoutumisen tyyppi; esim. organisaation arviointi
Jokaisen alaotsakkeen osalta on esitettävä lyhyt kuvaus sitoutumisesta, mukaan lukien jokaiselle osoitettu henkilöstö. Jos olet projektipäällikkö, sisällyttäkää nimesi ja sen asiakkaan nimi, jonka kanssa olet ilmoittanut tämän ajanjakson aikana, sekä kuvaus toiminnastasi projektipäällikkönä. Kuvaile muita toimeksiantoon liittyviä toimintoja, kuten tuntien lukumäärä, joita kukin toimeksiantaja on työskennellyt, sekä kunkin tehtävän tavoitteet, tavoitteet ja saavutukset. Voit esimerkiksi kirjoittaa,
"ABC: n konsultti John Doe loi 1. helmikuuta 2019 työpajaryhmän kehitystoiminnan. Työpajan tavoitteena on tarkastella 1. joulukuuta 2018 tehdyn organisaation arvioinnin tuloksia ja helpottaa toimintaa, jotta ryhmän jäsenet saataisiin uudelleen organisaatiotoimintaan. "
Olet tuomari siitä, kuinka paljon yksityiskohtia sinun pitäisi antaa neljännesvuosittaisen raporttisi pituuden ja muodon perusteella. Tämä osio muodostaa kertomuksesi osion.
Taulukot ovat hyödyllisiä
Sen lisäksi, että laskentataulukot ovat hyödyllisiä taloudellisen kuvan esittämisessä neljännesvuosittaista raporttia varten, lukijat ovat huolissaan alimmasta rivistä. Sinun ei tarvitse sisällyttää kertomuskertomukseen useita sivuja, mutta kvantitatiivinen kuvaus neljännesvuosittaisista toiminnoista antaa lukijoillesi tilannekuvan liiketoimintasi edistymisestä alueella. Jos käytät samaa esimerkkiä, jos ilmoitat useista toimeksiannoista, laskentataulukko voisi heijastaa käynnistysbudjettia, polttoanalyysiä, kustannuksia ja arvioitua budjetia sekä dollareissa että prosentteina.
Kirjoita Johdanto ja päätelmä
Kun olet koonnut kaikki raporttisi tiedot ja laatinut luonnoksen, kirjoita johdanto ja päätelmät. Johdannossa tulee olla raportin, tietolähteiden, osaston tai hankkeiden ja yleisön ajanjakso. Jos raportti on pitkä tai monimutkainen, kirjoita yhteenveto, joka sisältää tärkeimmät tiedot yhden sivun yhteenvedossa. Johtopäätöksessä olisi korostettava vuosineljänneksen kohokohtia sekä selitettävä lyhyesti kaikki merkittävät ongelmat, joita on havaittu vuosineljänneksen aikana, ja ennusteita seuraavan neljänneksen aikana.
