Politiikat ja menettelyt ovat vaatimuksia useimmille organisaatioille. Monien on kirjoitettava tämäntyyppiset asiakirjat, koska niiden on noudatettava kansainvälisiä standardointijärjestöjä (ISO) koskevia määräyksiä. ISO on standardien perhe, joka keskittyy laadunvarmistuksen parantamiseen. Yksi yleisimpiä esimerkkejä politiikoista ja menettelyistä, joita organisaatiot kirjoittavat, on vakiotoimintamenettely.
politiikkaa
Politiikassa määritellään säännöt, joita yritys toteuttaa koko organisaatiossa tai osastossa. Yrityksellä on esimerkiksi salasanoja koskeva käytäntö. Se voi sanoa, että työntekijöiden on vaihdettava salasanoja 60 päivän välein. Käytäntö voi myös ilmoittaa, että järjestelmä ilmoittaa työntekijöille 14 päivää ennen niiden salasanojen vanhentumista. Politiikan on oltava selkeä, tiivis ja johdonmukainen. Politiikoilla on myös lyhenteitä. Kirjoittajan tulisi kertoa ne ensimmäistä kertaa, kun niitä käytetään, ja käyttää sitten lyhenteitä muissa politiikoissa.
menettelyt
Menettelyt toteuttavat politiikkaa. Menettelyt antavat yksityiskohtaisia tietoja, kuten vaiheittaiset ohjeet tehtävien suorittamisesta. Eräs esimerkki menettelystä olisi, miten luodaan uusia verkkotilejä. Ensimmäinen vaihe voi sisältää sen, että johtaja joutuu täyttämään lomakkeen uudelle vuokralleen. Lomakkeessa voi olla tarpeen, että johtaja toimittaa tietoja, kuten uuden vuokrauksen täydellinen nimi, työnimike ja osasto, jossa uusi vuokraus toimii. Johtaja toimittaa lomakkeen IT-osastolle. Verkon ylläpitäjällä on silloin menettelyt, joita hänen on noudatettava. Näihin voivat kuulua sähköposti- ja verkkotilin määrittäminen ja suojausmerkin luominen. Menettelyjen on oltava helppo seurata. On tärkeää muistaa, että menettelyt muuttuvat ajan kuluessa. Siksi yrityksen tulisi tarkastella niitä vähintään kerran vuodessa. Sen olisi nimettävä henkilö päivittämään menettelyjä. Politiikkojen tavoin menettelyjen on oltava johdonmukaisia, ytimekkäitä ja tarkkoja.
SOP
SOP tarkoittaa standardikäyttöä. Tämäntyyppinen asiakirja kuvaa sitä, mitä organisaatio ja sen yksiköt tekevät. Lisäksi siinä selitetään työntekijöiden roolit ja vastuut. SOP-ohjelma sisältää yleensä käytäntöjä ja menettelyjä kullekin osastolle. Politiikka kattaa esimerkiksi laitteiston ostosäännöt. Sitten menettely antaa vaiheittaiset ohjeet laitteiston ostamisesta. Vaikka SOP koostuu lähinnä tekstistä, on hyvä sisällyttää organisaatiokaavioita, kaavioita, vuokaavioita ja työnkulkuja.
