Sponsorointi tarjoaa tärkeitä varoja ja tukea tapahtumien järjestäjille ja antaa sponsoreille mahdollisuuden osallistua myönteisesti kohderyhmäänsä. Sponsorointiehdotuksen on osoitettava vastaanottajalle, että tapahtuman yhteydessä tapahtuva yhdistys tarjoaa merkittäviä tuotemerkin ja sosiaalisen vastuun etuja. Siinä on kuvattava sponsorointimahdollisuudet ja esitettävä kustannus- ja ajoitustiedot.
Aseta sponsorointitavoitteet
Ennen ehdotuksen kirjoittamista olisi määriteltävä selkeät sponsorointitavoitteet. Saatat haluta, että rahat kattavat toimintakustannukset, sponsorointia keskeisten laitteiden tai tarvikkeiden muodossa tai yhdistyksen arvostetun tuotemerkin avulla tapahtuman tilan parantamiseksi. Hyvä sponsorointisopimus on sellainen, joka parantaa sponsorien ja osallistujien kokemusta.
Edistää tilaisuutta
Sponsorit haluavat tietää, miten heidän brändiarvonsa vastaavat tapahtumansa arvoja ja miksi tapahtuma tarjoaa ainutlaatuisen mahdollisuuden tavoittaa kohdemarkkinansa. Kuvaile tapahtuman yleisön kokoa, kokoonpanoa ja etuja. On myös tärkeää osoittaa, miten tapahtuman kulttuuri sopii mahdollisiin sponsorin markkinointitavoitteisiin. Esimerkiksi kuntotapahtuma avaisi kaupallisia mahdollisuuksia urheilu- tai terveydenhuollon yrityksille. Verotusta käsittelevä seminaari houkuttelisi sponsoriksi kirjanpitoyrityksiä tai rahoitusneuvonantajia. Korkean profiilin tapahtuma, joka houkuttelee mediaa, tarjoaa lisäarvoa potentiaalisille sponsoreille.
Kuvaile sponsoroinnin laajuutta
Anna sponsoreille tietää, millainen muoto sponsorointi kestää ja mitä he saavat heidän panoksestaan. Voit tarjota yksinomaista sponsorointia, jos voit houkutella suurta toimijaa, tai voit tarjota monipuolisia paketteja, joiden avulla useat pienemmät sponsorit voivat osallistua eri tasoille ja saada erilaisia etuja. Käytettävissä olevien pakettien listaaminen näyttää sponsoreilta, miten he voivat osallistua tapahtuman yleisöön. Esimerkiksi urheilutapahtumissa sponsorit voivat näyttää logonsa liikennealueilla, lahjoittaa palkintoja tai tarjota merkkituotteita urheiluvaatteille osallistujille. Konferenssin järjestäjä voi tarjota sponsoreille mahdollisuuden esittää puheenvuoron tai isännöidä kokoustilaa edustajille. Mahdollisuuksien mukaan voit räätälöidä ratkaisut sponsorien tarpeisiin ja tavoitteisiin sen sijaan, että tarjottaisiin vakiopaketteja.
Osallistu sponsoreihin Event Technologyn kanssa
Tapahtumateknologia tarjoaa sponsoreille mahdollisuuden hyötyä läheisemmästä osallistumisesta yleisöön. Sponsorit voivat sponsoroida mainoksia tai tietoja tapahtuman sovelluksesta esimerkiksi käyttämällä sovelluksen käyttäjiä. Interaktiivisten pelien sponsorointi houkuttelee osallistujien kiinnostusta ja antaa sponsoreille lisää altistumista. Sponsorit voivat myös tukea tapahtumaa ja parantaa edustajien tiloja kattamalla laajakaistayhteyden tai WiFi-yhteyden kustannukset.
Määritä mediasuunnitelmasi
Ehdotuksen yksityiskohtainen mediasuunnitelma kertoo sponsoreille, miten aiot mainostaa tapahtumaa. Laaja mediakenttä tarjoaa sponsoreille ylimääräistä altistumista ja osoittaa, että työskentelet heidän liiketoimintansa edistämiseksi. Tarjota mahdollisuuksien mukaan sponsoreille mahdollisuus sisällyttää tiedot mainosmateriaaliin. Anna sosiaalisen median suunnitelmassa sponsoreille mahdollisuus osallistua tapahtumakeskusteluihin tai lähettää päivityksiä heidän osallistumisestaan.
