Kun hyväksyt työnne, henkilöstöosasto tai esimiehesi keskusteli aikataulustasi, ja mahdollisuudet ovat suostuneet tarjoamiinsa tunteihin. Aikana, jolloin hyväksyt aikataulun, teillä ei todennäköisesti ollut mitään mahdollisuutta tietää, että olosuhteet muuttuisivat tai että et yksinkertaisesti pystyisi työskentelemään sinä aikaan, josta olette sopineet. Jos olet ollut myöhässä tai jos henkilökohtaiset olosuhteet edellyttävät, että ilmoitatte töistäsi myöhemmin, on hyvä kysyä esimieheltäsi kirjallisesti myöhempää alkamisaikaa varten. Kirjallisen pyynnön lähettäminen muodostaa muodollisen kirjaa pyynnöstäsi, jos pyyntösi hylätään tai jos aikataulusi muuttuu ja tarvitset todisteita siitä.
Käytä muodollista kirjeen muotoa myöhäisen luvan kirjaimelle
Koska tämä on muodollinen pyyntö, kirjoita kirjallinen pyyntösi oikeassa liikekirjeessä. Liiketoiminnan kirjeenvaihto on tyypillisesti lohkomuodossa, mikä tarkoittaa, että kappaleet ovat samassa vasemmassa reunassa; älä lisää kappaleita. Kirjeesi päivämäärä, vastaanottajan nimi ja osoite, aihealue, kehon ja sulkemisen tervehdys ovat myös samankaltaisia vasemman reunan kanssa. Aihealueesi pitäisi sisältää nimesi, sijaintisi ja työntekijänumerosi, jos se on erilainen kuin sosiaaliturvatunnuksesi. Älä syötä sosiaaliturvaa kirjaimiin, jotka voivat purkaa jonkun, joka ei tarvitse tietää sitä, turvallisuussyistä.. Käytä myös valkoista tai valkoista paperia kirjeenne, fontin kuten Times New Roman tai Calibri, ja kirjoita nimesi musteella ennen kuin annat esimiehelle ja henkilöstöosastolle kopiot.
Jos toimistosi on suurelta osin paperiton ja se on lähetetty sähköpostitse, voit valmistautua myöhään töihin sähköpostitse. Säilytä kieli virallisesti tai laita pyyntösi kirjeenä ja liitä se sähköpostiviestiin.
Suoraan ilmoittakaa pyyntösi
Sen sijaan, että lukija tarvitsee skannata koko kirjeen ennen kuin hän saa todellisen pyynnön, ilmoita pyyntö kirjeen ensimmäisessä kohdassa. Voit esimerkiksi kirjoittaa: "Aloin työskennellä osto-osastolla lähtötason edustajana 14. kesäkuuta 2013 ja 14. kesäkuuta 2018 ylennettiin ylimmälle ostoasiamiehelle. Nykyinen työaikani on klo 8.00. klo 17.00 maanantaista perjantaihin. Tämän kirjeen tarkoituksena on pyytää aikataulumuutosta niin, että tunnini muuttuu yhdeksäntoista vuoteen 18.00 asti.
Älä ole myöhässä
Kehitä pyyntösi positiivisella äänellä ja älä käytä sanaa "myöhään". Jos pyydät pysyvää aikataulumuutosta, pyydätte eri tunteja, ei lupaa olla myöhässä joka päivä. Ja et pyytänyt, että esimiessi vähentäisi työaikasi myöhästyneen työajan mukaan. Jos pyyntösi on rajallinen, ilmoita, että ilmoittamalla: "Tämän kirjeen tarkoituksena on pyytää aikataulumuutosta niin, että huhtikuun 1. päivästä huhtikuun 30. päivään lisää vuosi, tunteeni tulevat klo 9.00–18.00."
Anna rehellinen syy
Vaikka se on myös hyvä käytäntö olla rehellinen työnantajasi kohtaan, jos pyydätte tulemaan tunnin kuluttua, koska et ole aamupäivä ja et voi tehdä sitä ajoissa, kannattaa harkita sitä uudelleen kohtuullinen perusta pyyntösi. Mutta jos syynä on se, että sinulla on henkilökohtaisia tai perhesitoumuksia, joita voitaisiin paremmin palvella, jos sinulla on ylimääräistä aikaa päästä töihin, ilmoittakaa se. Sinun ei tarvitse olla liian henkilökohtainen; Esimerkiksi lapsen poimiminen päivähoidosta tai carpooling puolisosi kanssa näyttää olevan kohtuullinen perusta pyynnölle. Olet kuitenkin tuomari, joka perustuu siihen, mitä suhde on esimiehen tai johtajan kanssa, ja onko heidän todella tiedettävä, miksi haluat aikataulun muutoksen.
Tee siitä arvoa työnantajan keskellä
Jos pyyntösi johtuu siitä, että olet ollut myöhässä ja olet sitä mieltä, että tunti myöhemmin kuin tavanomainen aikataulu auttaa sinua raportoimaan toimimasta ajoissa, olkaa rehellisiä haasteistasi ja työskentele ajoissa. Ehdota, että läsnäolosi voisi parantua merkittävästi, jos sinulla olisi erilainen aikataulu. Tämä on yksi tapa käsitellä työtehtävänne näkökohtaa, ja voit mainita kirjeessänne, että yrität olla aktiivinen parantaaksesi suorituskykyäsi käsittelemällä ongelma-aluetta. Voit esimerkiksi aloittaa lauseen: "Uskon, että uusilla työajoilla olisi seuraavat myönteiset vaikutukset liiketoimintaan …"
Anna vakuutuksia
Saatat tuntea tarvetta vakuuttaa esimiehellesi, että aikataulumuutoksesi ei vaikuta kielteisesti osaston toimintaan tai kykyynsi käsitellä työmäärää. Ehkä olet seurannut saamiasi asiakkaan puheluita ja huomannut, että käytännössä kaikki asiakkaasi soittaa klo 9.00 jälkeen, niin voit lisätä kirjeenne, että olet seurannut asiakkaiden puhelujen huippuja ja että aikataulumuutos voi hyödyttää organisaatiota. Kirjeessänne voit myös todeta, että et näe mitään haasteita kaikkien määrättyjen tehtävien suorittamiseen, mikä antaa lisää varmuutta siitä, että olet ajatellut tätä läpi ja olet varma, että aikataulun muutos ei aiheuta ongelmia.
Seuranta
Kirjeen viimeisessä kohdassa, joka koskee myöhäistä tuloa virkaan, pitäisi palauttaa pyyntösi, ja jos aikataulun muutos on pysyvä, ehdottaa päivämäärää, jona haluat muuttaa muutoksen. Kysy, onko aikataulumuutoksen toteuttamiseen tarvetta lisätä paperityötä. Tämä asettaa HR-osastolle tai esimiehellesi vastauksen antamaan sinulle vastauksen ainakin paperityöstä. Myös silloin, kun se on kirjoitettu tällä tavalla, se kuulostaa positiivisemmalta kuin kirje, joka viittaa siihen, että et ole varma, että pyyntö hyväksytään. Kiitos henkilöstöosastolle ja esimiehelle heidän harkinnastaan ja kerro heille, milloin jatkotoimiin tulee hyväksyntä.
