Yritykset saavat usein hyväntekeväisyyteen liittyviä lahjoituksia, ja monilla yrityksillä on pieniä budjetteja tällaisille lahjoituksille. Jos pidät hiljaista huutokauppaa, sinun täytyy tehdä pakottava tapaus, miksi organisaatiosi kannattaa yrityksen aikaa, vaivaa ja menoja. Kirje, joka selittää ryhmääsi ja sen merkitystä, on alku. Hyvin harkittu kirje on avain yrityksen vakuuttamiseen lahjoittaa tapahtumastasi.
Avaa yrityksen omistajalle tietty tervehdys. On parasta välttää yleisiä terveisiä, kuten "Dear Sir."
Ilmoita, että kirjoitat organisaatiosi puolesta ja etsit hiljaisia huutokauppoja tiettyä tapahtumaa varten. Esimerkiksi: "Olen vapaaehtoinen Kids Charityn kanssa ja kirjoitan kysyä, oletko kiinnostunut lahjoittamaan kohteen tai palvelun tulevaan hiljaiseen huutokauppaan, joka järjestetään vuosittaisessa varainhankintamme yhteydessä 15. lokakuuta."
Osoita lyhyt keskustelu organisaatiostasi ja sen merkityksestä yhteisössä. Mainitse palvelemaasi väestöä ja miten organisaationne työ auttaa näitä väestöjä.
Keskustele siitä, miten hiljainen huutokauppa on elintärkeä osa vuosittaista varainhankintatoimintaa, jotta väestöä voidaan palvella paremmin. Mainitse aikaisemmat menestykset, jos olet pitänyt tapahtumaa aikaisemmin. Lisää rivi, joka kiittää yrityksen omistajaa aiemmasta tuesta hiljaiselta huutokaupastasi.
Kirjoita, että olet kiitollinen kaikista tuotteista tai palveluista, joita yritys olisi tarpeeksi antelias tarjoamaan, ja mainitse yrityksen nimi tässä lausunnossa. Lisää, että voit noutaa lahjoituksen, joka vie yrityksen omistajan pois.
Keskustele siitä, mitä voit tarjota yritykselle vastineeksi. Esimerkiksi lupaamme ilmaista mainontaa sisällyttämällä yrityksen sponsorien luetteloon. Kirjoita, että lahjoitus on verovähennyskelpoinen, jos se koskee hyväntekeväisyyttäsi tai ryhmääsi. Mainitse, että osallistumalla yritys saa yhteisön altistumisen suurelle osallistujien määrälle. Tarjoa myös ilmainen lippu tapahtumaan yrityksen omistajalle.
Sulje kiittämällä yrityksen omistajaa hänen aikansa ja ilmoittamalla lahjoituksenne yhteystiedot. Lupaa seurata myös yrityksen omistajaa.
Tulosta virallinen viralliset kirjepaperit.
