Vastaanottoilmoitus on oikeudellinen muoto, joka osoittaa, että joku, jolle olet tehnyt liiketoimintaa, on saanut maksun tai paketin tietyllä päivämäärällä ja kellonaikalla. Nämä ovat usein yksinkertaisia asiakirjoja, joilla on tiettyjä tärkeitä tietoja niistä ja jotka edellyttävät allekirjoitusta tai vastausta, jotta lomakkeessa kuvattu tapahtuma vahvistettaisiin ja saataisiin päätökseen.
Kirjeen kuittaus
Perusasiakirja voidaan laatia vastaanottotodistuksen muodossa, jossa ilmoitetaan tapahtuman perustiedot ja vaaditaan allekirjoitusta vastaanottavalta osapuolelta. Tässä lomakkeessa ilmoitetaan, kuka on tapahtuman välillä, kuinka paljon tai mitä kohteita suoritetaan, päivämäärä ja allekirjoitus kustakin tapahtumaan osallistuvasta osapuolesta. Tapahtumaan on saatettava kaksi kopiota, jotta kummallakin osapuolella voi olla oma kopio vastaanottotodistuslomakkeesta, jotta he voivat molemmat olla todisteena tapahtumasta ja että ne on suoritettu asianmukaisesti.
Sähköpostin kuittaus
Myös sähköpostiviestien vastaanottotodistukset voivat toimia. Nämä sisältävät samat tiedot kuin vastaanottotodistuksen fyysisen paperikopion, jossa on kuvaus tapahtumasta, kuinka paljon tai mitä vaihdetaan mitä tiettyjä palveluja varten, päivämäärä (joka myös tallennetaan minuuttiin mennessä) sähköpostiosoite) ja osapuolet. Koska sähköpostiviestejä ei voi allekirjoittaa itse tietokoneella, lailliset edustajat tulisi jokaiselle cc'd: lle ilmoittaa sähköpostitse, ja vastaukset olisi toimitettava kummallekin osapuolelle, hyväksymällä tavaran tai rahan vastaanottaminen. Tämä sähköpostin paperirata pysyy tuomioistuimessa, jos se tarvitsee.
Kolmannen osapuolen kuittaus
Kolmas osapuoli voi myös toimittaa rahat tai tavarat molemmille osapuolille, jotka tekevät liiketoimen, ollessaan näiden kahden ryhmän ulkopuolinen sanansaattaja ja joilla on jokainen merkki luovutettavien tavaroiden tai rahan luovutuksen yhteydessä. Näitä kolmansia osapuolia edustavat usein lähettiläiset tai toimituspalvelut, kuten UPS, FedEx tai DHL, ja niillä on jo oikeudelliset muodot, joiden avulla ne voivat tukea, että tapahtuma tehtiin, jos on olemassa ristiriitaisuuksia ja kysymys on tuomioistuimessa. Tästä on tullut edullinen tapa tehdä liiketoimia, koska kolmannen osapuolen toimituspalvelulla ei ole omaa kiinnostusta muuhun tapahtumaan kuin pitää molemmat osapuolet onnellisina.
