Mikään asetettu faksi ei sovi kaikkiin tilanteisiin. Joidenkin yleisten ohjeiden noudattaminen auttaa faksin vastaanottajaa löytämään tiedon nopeasti faksilla. Nämä ohjeet varmistavat myös, että vastaanottajalla ei ole ongelmia, kun faksi tulee läpi, ja että vältät ongelmat lähetettäessä.
Pidä faksi alle 10 - 12 sivua. Monet pienet toimistotilat eivät pysty käsittelemään liian monta sivua kerralla. Suuret faksit sitovat myös faksien kanssa jaetut puhelinlinjat. Hävitä faksi useisiin eriin, jos sinun on lähetettävä yli 10–12 sivua. Pyydä vastaanottajaa odottamaan enemmän kuin yksi faksi.
Säädä sivumarginaaleja tai fonttikokoa, jotta saat vähemmän sivuja. Muista kuitenkin, että pienemmät kirjasinkoot eivät ehkä ole liian helppo lukea, ja pienet marginaalit voivat näyttää epätarkalta, kuten jatkokäynnissä. Käytä vähintään 11 pisteen fonttia.
Kirjoita fakseja business-letter-muodossa, kun se on mahdollista. Marginaalien tulisi olla yksi tuuma vasemmalla ja oikealla puolella ja yksi ja puoli tuumaa ylä- ja alaosassa, jos mahdollista. Yhden tilan kirjain, kaksinkertainen etäisyys kappaleiden välillä. Sisällytä lähettäjän ja vastaanottajan ylä- ja osoitelohkojen tietolista ennen tervehdystä. Lähettäjän osoitelohko menee ensin.
Sisällytä kansilehti faksin kanssa. Kansilehden ei tarvitse noudattaa tiettyä ulkoasumuotoa, mutta sen tulee sisältää sekä lähettäjän että vastaanottajan yhteystiedot, kuinka monta sivua faksi sisältää ja aiheen, josta faksaa on. Lisää muutama rivi myös faksiin liittyviä henkilökohtaisia kommentteja varten. Yhteystietoihin voi sisältyä yksilöiden ja yritysten nimet, osastojen nimet, osoitteet, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot. Kirjeen kirjeen tulisi olla helposti luettavissa, jotta vastaanottaja voi nopeasti löytää tietoja siitä.
Vältä fakseja, joissa on grafiikkaa, jos mahdollista. He vievät liian paljon aikaa lähettää ja vastaanottaa, ja he tuhlaavat paljon mustetta. Lisäksi ne eivät yleensä näy liian hyvin fakseissa huonolaatuisen tulostuksen vuoksi.
