Yritysten omistajat käyttävät koulutusraportteja seurantaan ja yhteenvetoon keskeisistä koulutusohjelmista. Raportit voivat tarkastella organisaation vuosittaista koulutusohjelmaa tai keskittyä pienempiin koulutuksiin. Yritysten johtajat käyttävät näitä raportteja arvioidakseen, mikä toimii ja mikä ei ole, ja kehittää muutossuosituksia. Kun kirjoitat harjoituskertomuksen, sisällytä perusmuotoilukomponentit, jotta tiedot imeytyvät helposti.
Mikä on koulutusraportti?
Yleensä koulutusraportissa arvioidaan koulutusohjelman myönteisiä ja negatiivisia näkökohtia tapahtuman jälkeen. Siksi aloitat määrittelemällä koulutusohjelman kansilehden, joka sisältää koulutuksen nimen, sijainnin ja päivämäärän. Sisällytä raportin päivämäärä, tekijän nimi ja yhteystiedot toisessa tietolohkossa kansilehdellä. Koulutuksen kestosta riippuen jotkut raportit ovat välttämättä pidempiä kuin toiset. Useiden kaupunkien viikoittaisten koulutusohjelmien vuosittainen tarkastelu on pidempi kuin kahden tunnin koulutusohjelmaa koskeva raportti. Pitkissä raporteissa on sisällysluettelo, jotta lukijat voivat helposti selata tietoja.
Kuvaile taustaa ja tavoitteita
Raportin pituudesta riippuen koulutusohjelman tausta ja tavoitteet voidaan kirjoittaa erillisiksi osioiksi. Lyhyissä raporteissa yhdistetään usein nämä osat. Taustakomponentti kuvaa koulutuksen yhteenvedon ja miten raportin tiedot kerättiin. Raportteihin voi sisältyä palautetta kouluttajilta ja osallistujien arvioista tai kyselyistä. Määrittele, miksi koulutus tapahtui ja mitä johtajuutta haluttiin saavuttaa käyttämällä resursseja ohjelmalle. Jos ohjelma ei määritä, miksi koulutus tapahtui, ei ole mahdollista arvioida oikein, onko tavoitteet saavutettu.
Kuvailkaa koulutusmenetelmiä ja aktiviteetteja
Sisällytä selvitys koulutuksen suorittamisesta. Kuvaile esittelysisältöä sekä osallistujien työpajaharjoituksia ja niiden kestoa. Yksityiskohtaiset tiedot siitä, miten oppimisen apuvälineitä käytettiin koulutusohjelman aikana. Keskustele myös koulutuksen aikana tapahtuneista kenttäretkistä.
Katkaise tämä osio osioihin, jos koulutus oli laajaa, se on suoritettu pitkiä aikoja ja eri maantieteellisillä alueilla tai sillä oli monia erilaisia toimintoja. Esimerkiksi kolmipäiväisessä myyntikoulutusseminaarissa voisi olla vierailevia puhujia, myyntipäällikön taukotilaisuus ja köysirata tiiminrakennukseen. Jokainen kaiutin, istunto ja köysirata selitetään eri osioissa.
Luettele tärkeimmät havainnot ja suositukset
Koska tavoitteet ja menetelmät on määritelty aikaisemmin, tässä osiossa korostetaan keskeisiä lähteitä. Tarkastele keskeisiä palautekyselyjä, jotka ovat yleisiä kyselyissä. Ole tarkkana, mutta älä haittaa liian monta yksityiskohtaa. Päätelmissä käsitellään mahdollisia vaikutuksia organisaatioon keskeisten havaintojen perusteella. Tee suosituksia erilliseksi osaksi. Vältä suositusten yhdistämistä päätelmiin. Keskeisissä havainnoissa käsitellyt ajatukset saattavat olla päällekkäisiä. Suositusten pitäminen erillään mahdollistaa kuitenkin, että lukijat löytävät lyhyesti tietoja, jotka auttavat organisaatiota edistymään tuottavasti.
Liitä tukiasiakirjat
Sisällytä todistusasiakirjoja, kuten kopioita koulutusmateriaaleista, diaesityksiä tai esityslistoja. Nämä tiedot täydentävät, mutta auttavat tulevia koulutusohjelmien suunnittelijoita tarkistamaan tarkalleen, missä uudet muutokset voidaan toteuttaa koulutuksen aikana.
