"Robertin työjärjestys", parlamentaarisen menettelysäännöstön käsikirja, voi auttaa organisaatioita tehostamaan kokouksia. Kokouksia johtaa puheenjohtaja, joka vastaa kokouksen järjestämisestä soveltamalla kirjan sääntöjä ja ilmoittamalla, kuka saa puhua tiettyinä aikoina. Ensimmäinen tehtävänäsi puheenjohtajana on nimittää sihteeri, joka luo kirjallisen selvityksen siitä, mitä kokouksen aikana tapahtuu. Kun sihteeri on valittu, kokous alkaa.
Aloita kokous sanomalla: ”Kokous tulee järjestymään.” Ryhmä voi haluta jakaa avajaisjuhlallisuuden, kuten kutsumuksen tai uskomuksen lupaus.
Pyydä sihteeriä lukemaan edellisen kokouksen pöytäkirja, jos sellainen on, tai kysy, onko pöytäkirjaan tehty korjauksia, jos ne on jaettu jäsenten kanssa etukäteen. Jos korjauksia ei ole, hyväksy pöytäkirjat, jotta ne ovat osa kokouksen tapahtumien virallista kirjaa.
Kehota jäseniä raportoimaan erityisistä rooleista tai toimista, kuten rahastonhoitajan raportista. Jos suosituksia tehdään, parlamentaariset lisämenettelyt - esimerkiksi keskustelu tai äänestäminen - saattavat olla tarpeen. Jos näin ei ole, kokous siirtyy eteenpäin muiden raporttien käsittelemiseksi.
Käsittele keskeneräistä liiketoimintaa vain, jos edellinen kokous päättyi, kun vielä keskusteltiin. Tuo nämä ylös siinä järjestyksessä kuin ne oli alun perin suunniteltu.
Kysy ryhmältä, onko asiasta keskusteltavaa.Jokainen osallistuja voi "vaatia puheenvuoroa" keskustelemaan uudesta liiketoiminnasta.
Lopeta kokous sanomalla: ”Koska mitään muuta liiketoimintaa ei ole, kokous keskeytetään.”
vinkkejä
-
Lainaa kopio koko säännökirjasta ja tiivis opas kirjastosta tai ostaa kopioita organisaatiollesi, jotta voit nopeasti etsiä tietoja kokousten sujuvuudesta.
