Liiketoiminnan kirjeenvaihto ei lopu sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen; sinulla voi olla useita muita tilaisuuksia keskustella asiasta kirjeillä. Esimerkiksi, jos sinulla on sopimus yliopiston kanssa toimikausiopettajana, saat useita muita kirjeenvaihtoja, jotka viittaavat sopimukseenne, kuten silloin, kun etuudet alkavat ja monet muut asiat, jotka sinun on käsiteltävä aloittaessasi työ. Valvojana saatat usein kirjoittaa kirjeitä, jotka viittaavat alkuperäiseen sopimukseen tavalla, joka muistuttaa työntekijää tai asiakasta, mistä hän voi löytää tietoja.
Kerro vastaanottajalle, mitä hänen on tiedettävä, ja kiinnitä sitten huomiota sopimukseen tai sopimukseen sisältyvään alueeseen, joka sisältää olennaiset tiedot. Esimerkiksi "Edut alkavat kaksi viikkoa aloituspäivän jälkeen, kuten sopimuksen sivulla 2 on rivillä 5a." Sinun ei tarvitse virallista viittaustyyliä, kuten American Psychological Association (APA) -tyyliä sopimukseen viittaamiseksi. viittaat vain sopimukseen ja sivunumeroon.
Harkitse, pitäisikö sinun lainata sopimuksen osia sen sijaan, että vain viitattaisiin siihen. Jos sopimus on pitkä tai erittäin monimutkainen, sinun on mainittava asiaankuuluva osa ja selitettävä sitten, mitä sivunumeroa ja osanumeroa tiedot sijaitsevat.
Kerro vastaanottajalle, että olisit iloinen voidessasi antaa toisen kopion sopimuksesta hänen viittauksessaan, jos hän on menettänyt kopionsa. Anna hänelle yhteystietosi, kuten sähköpostiosoitteesi tai puhelinnumerosi, jos hänellä on kysyttävää tai haluat pyytää lisäkopiota sopimuksesta.
