Työntekijällä voi olla useita syitä todistaa, että hän työskentelee puolestasi. Yleensä se johtuu siitä, että joku - esimerkiksi vuokranantaja - haluaa vahvistuksen siitä, että työntekijällä on työtä ja vakaa tulo. Ulkomaalaiset työntekijät saattavat tarvita tarkastuskirjeen viisumin saamiseksi. Kirjeen kirjoittaminen ei ole monimutkainen, kunhan et ole antanut mitään luottamuksellisia tietoja.
Mallit ja lomakkeet
Tarkista, onko henkilöstöosastollasi vakiomuotoinen malli tarkastuskirjeille. Se on yleinen käytäntö, erityisesti suuremmissa yrityksissä. Malli tekee siitä nopeammin, että kirjoittaja voi lopettaa, eikä HR: n tarvitse huolehtia siitä, että kirjeestä on jotain vikaa. Jos kirjeen tarkoituksena on saada työntekijä jonkinlaisiin valtion etuuksiin, asianomaisella virastolla voi olla vakiomuotoinen lomake. Työntekijän tehtävänä on tuoda lomake sisään, jonka jälkeen täytät sen.
Pidä se muodollisena
Vahvistuskirje ei ole ystävällinen, eikä se ole luova kirjoittaminen. Se on puhdasta liiketoimintaa, joten lähetä se yrityksesi kirjelomakkeeseen, joka on kirjoitettu tavallisessa liiketoimintamuodossa. Allekirjoita se kuten mikä tahansa muu liikekirje. Aihealue - "Jane Doe'n työllisyyden varmistaminen" - antaa vastaanottajalle tietää aiheen. Tekstissä kerrotaan vastaanottajalle, että Jane Doe todella toimii sinulle ja mikä hänen palkka on tarpeen mukaan. Kun kirjoitat maahanmuuttoon, sinun on ehkä myös sisällytettävä yksityiskohtia siitä, kuinka kauan hän on työskennellyt sinulle ja mitä hänen tehtävänsä ovat.
Noudata sääntöjä
Kysy HR-osastoltasi paitsi saatavilla olevia malleja, mutta mitä menettelyjä se vaatii. Se voi olla esimerkiksi yrityksen sääntö, että ennen kuin lähetät jonkun työntekijän tietoja, työntekijän on hyväksyttävä se kirjallisesti. Rajoita kirje paljain tietoihin, joita pyydät: Jos kirje ei pyydä palkkatietoja, älä anna mitään. Vältä käsin kommentteja työntekijän persoonallisuudesta tai suorituskyvystä, joka voisi palata sinuun.
Tarkkailevat asiat
Vahvistuskirjeet ovat rutiininomaisia, mutta tärkeitä päätöksiä - saako työntekijä asunnon tai vakuutuksen? - voi sietää niitä. Älä vain heitä vastauksia: Hanki yrityksesi tietueista tiedot työllisyyspäivistä tai palkasta ennen kuin asetat ne paperille. (Korjaa kirje ennen kuin lähetät sen, tai kysy HR: tä. Syötä 50 000 dollaria, kun työntekijän palkka on 60 000 dollaria, mikä voi vaikuttaa siihen, saako hän asunnon.
