Jos olet valiokunnassa ja sinun on luotava raportti keskustelemaan kokouksestasi, on tärkeää varmistaa, että olet valmis kokoukseen ja ymmärrä valiokunnan mietinnön kirjoittamisen perusteet. Useiden vaiheiden jälkeen voit viedä sinut alusta loppuun, ja sinulla on täydellinen raportti, joka on valmis antamaan yksittäisen henkilön tai ryhmän, joka valvoo valiokunnan edistymistä.
Tuo kynä ja paperi tai kannettava tietokoneesi mukaan valiokunnan kokoukseen. Merkitse päivämäärä, aika, osallistujia, mukaan lukien kokoukset ja kokouksen pituus. Kirjoita aiheet esityslistalle ja mitä on voitu keskustella ilman tiettyä aikaa. Huomaa, jotka olivat samaa mieltä ja jotka ovat eri mieltä, syystä ja muista kokouksen aikana tapahtuneista tärkeistä tiedoista. Jos valiokunnan aihetta ei ole sovittu ja valiokunta päätti esittää keskustelun tulevaan kokoukseen, varmista, että otatte sen huomioon ja kun valiokunta kokoontuu aiheesta uudelleen.
Laadi muistiinpanoja koskeva raportti, jossa kokousta tarkastellaan tarkemmin, antamalla kaikki tiedot organisoidussa muodossa. Saatat haluta aloittaa kansilehden, joka sisältää päivämäärän, ajan, kokouksen pituuden ja kuka osallistui.
Jatka kirjoittamalla valiokunnan kokouksen ensimmäinen aihe sekä yksityiskohtaiset tiedot siitä, mitä keskusteltiin ja mitä päätettiin, mukaan lukien tiedot valiokunnan äänistä. Mene läpi jokainen aihe ja tee sama. Komitean tyypistä ja kokouksen syystä riippuen saatat haluta sisällyttää mahdolliset riskitekijät, jos toimintaa ei seurata tai jos toimenpidettä ei ole määritetty. Kirjoita, kun valiokunta kokoontuu uudelleen. Kirjoita luettelo niistä, jotka saavat raportin luettelon alareunassa.
Lue raportti ja varmista, että asiakirjassa ei ole välimerkkejä ja kielioppivirheitä. Tarkista valiokunnan raportti varmistaaksesi, että sisältö on tarkka ja tarkista muistiinpanosi. Tarkasta asiakirja tarpeen mukaan ennen koko kokouksen raportin viimeistelyä.
Tee kopioita ja toimita raportti osallistujille sekä hallitukselle, muille valiokunnille, johtajille tai muille, jos se on asianmukaista.
vinkkejä
-
Jos haluat nauhoittaa kokouksen, varmista, että sinulla on jokaisen valiokunnan jäsenen lupa ennen kokouksen nauhoittamista.
Varoitus
Vältä kertomassa olevien tietojen asettamista pois aiheen välttämiseksi, ja pidä kiinni tosiseikoista. Jos joku valiokunnassa alkoi puhua esimerkiksi lapsistaan, älä ota sitä mukaan, ellei se koske jotakin valiokunnan tekemää työtä, kuten lasten lukujärjestelmää.
