Kirjallisessa kirjeenvaihdossa on yleistä käyttää tervehdystä, kun aloitat ja lopetat kirjeen tai sähköpostin. Viestien käynnistämiseen käyttämäsi tervehdys asettaa äänen muulle kirjeenvaihdolle.
Ennen kuin aloitat viestinnän, on tärkeää ymmärtää, kenelle kirjoitat, ja millaista muodollisuutta sinun on käytettävä tällaisessa viestinnässä. Vaikka monet organisaatiot käyttävät virallista kieltä liiketoimintakommunikaatiossaan, on myös monia yrityksiä, joissa rento kieli on hyväksyttävä ja kannustettava.
Valitse Business Letter Greeting
Viestisi käynnistämisessä käytettävät yrityskaupat riippuvat siitä, tiedätkö sen henkilön nimen, jolle kirjoitat. Aina, kun se on mahdollista, on parasta käsitellä kirjeenne tai sähköpostisi tietylle henkilölle. Näin viesti kiinnittää huomionsa. Kuitenkin, jos et tiedä heidän nimeään, on olemassa muutamia muodollisia vaihtoehtoja, joita voit käyttää: ”Ketä se koskee”, ”Dear Sir or Madam”, ”Tervehdys” ja “Hei”.
Jos tiedät sen henkilön nimen, jolle käsittelet kirjeenvaihtoa, kirjoita se oikein. Jonkun nimen väärinkäsittely liiketoimintaympäristössä osoittaa huolimattomuutta tai jopa kunnioituksen puutetta.
Seuraavassa on joitakin virallisia tervehdysesimerkkejä, joita voit käyttää, kun tiedät kirjoittamasi henkilön nimen: ”Hyvä nimi,” “nimi” ja ”Hei nimi.” Riippuen suhdettasi vastaanottaja, voit ehkä käyttää etunimeään. Jos se on hyvin muodollinen suhde, saatat olla parempi käyttää ”Mr.”, ”Mrs.” tai ”Ms”, jota seuraa heidän sukunimi.
Joitakin tyypillisiä tapauksia ovat esimerkiksi "Hei nimi" ja "Hei nimi." Käytä niitä vain, jos tiedät hyvin organisaation kulttuurin ja voitte vahvistaa, että se on rento. Sinun ei pitäisi käyttää tällaisia tervehdyksiä virallisessa kirjeenvaihdossa, kuten kirjeen kirjeen, suosituksen kirjeen tai tutkintakirjeen, riippumatta siitä, miten järjestö on rento. On parasta käyttää näitä satunnaisia terveisiä vain silloin, kun sinulla on vakiintunut liikesuhde.
Kokeile näitä Business Letter Closingsia
Kun kirjaudut pois kirjaimestasi tai sähköpostiviestistäsi, varmista, että käytät sulkemista, joka vastaa kirjaimen tervehdykseen ja kehoon käytettyä sävyä. Jos esimerkiksi aloitit sähköpostin satunnaisella "Hei nimi", sinun ei pitäisi todennäköisesti käyttää virallista kirjeenvaihtoa, joka sulkeutuu kuten "Kunnioittavasti sinun."
Näitä yrityskirjojen sulkemisia voidaan käyttää muodollisemmissa kirjeissä ja sähköpostiviesteissä: "Ystävällisin terveisin", "Kunnioittavasti", "Ystävällisin terveisin", "Kunnioittavasti", "Kunnioittavasti", "Uskollisesti sinun" ja "Kunnioittavasti." sävy on paras sellaisille organisaatioille, joissa muodollinen kirjeenvaihto on normi, tai muodollisempia asiakirjoja, kuten kansikirjoja.
Seuraavassa on muutamia sulkevia esimerkkejä epävirallisessa kirjeenvaihdossa: "Kiitos", "Kiitos", "Paras" ja "Parhaat toiveet". Tällaisia yrityskirjeen sulkemisia käytetään parhaiten yrityksissä, joissa on liike-elämän tunnelma ja ihmiset, joiden kanssa sinulla on vakiintunut sidos. Älä käytä satunnaisia sävyjä allekirjoittamaan tärkeitä virallisia asiakirjoja.
